MENGENAL
SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN SEKOLAH DASAR
OLEH Memo
pratama (13422061)
PENDAHULUAN
Latar
Belakang Masalah
Perpustakaan
sekolah merupakan fasilitas yang
sangat dibutuhkan dalam rangka membentuk
insan Indonesia yang cerdas
.Bahkan perpustakaan
merupakan pusat sumber belajar
yang utama . Melalui perpustakaan
peserta didik dan guru memperoleh kesempatan untuk memperluas dan memperdalam pengetahuan yang dimiliki
dengan membaca bahan perpustakaan yang telah diseleksi dan diorganisir secara sistematis dan teratur. Dapat
dikatakan bahwa perpustakaan sekolah
merupakan “ jantung “ dalam system pelaksanaan pendidikan di sekolah .
Sebagai salah satu pusat sumber belajar perpustakaan juga
memiliki peran penting dalam mewujudkan
tercapainya tujuan pendidikan nasional
,khususnya dalam rangka mensukseskan program wajib belajar 9 tahun .
Meskipun perpustakaan memiliiki peran sentral dalam pendidikan ,namun sampai saat ini perpustakaan belum
mendapatkan perhatian sebagaimana mestinya
supaya dapat menjalankan fungsinya
dengan baik . Pada beberapa sekolah dasar di Salatiga ,perpustakaan tidak lebih dari “ ruang penyimpanan buku “.
Hal ini terjadi karena belum adanya sistem
pengaturan perpustakaan yang
baik. Sistem Informasi yang diberlakukan
masih seadanya .
Bahkan pemerintah pun belum memberikan perhatian yang memadai bagi terselenggaranya
system Informasi perpustakaan yang
layak di sekolah khususnya di sekolah dasar . Hal ini Nampak dari belum disediakannya
tenaga perperpustakaan khusus di SD .
Layanan perpustakaan di selenggarakan oleh guru yang tidak dibekali pengetahuan
tentang perpustakaan .Sehingga
pengelolaan system informasi yang diselenggarakan kurang memadai dan akhirnya
berujung pada kondisi
perpustakaan yang terbengkelai .
Tujuan
Makalah ini ditulis untuk memperkenalkan Sistem Informasi
Perpustakaan . Dalam makalah ini kami memaparkan tentang pengertian Sistem
Informasi Perpustakaan beserta hal-hal
yang terkait di dalamnya dan penggunaan teknologi informatika komuter untuk perpustakaan sekolah . Pada bagian akhir
makalah ini akan memaparkan kondisi perpustakaan secara riil berdasarkan
pengamatan di SD Kristen 3 Eben Haezer Salatiga .
Pembahasan
Mengenal
Organisasi Perpustakaan SD
Sebelum membahas tentang system informasi
perpustakaan di SD terlebih dahulu akan
dipaparkan tentang organisasi perpustakaan . Bagaimanapun suatu system informasi suatu lembaga tidak dapat dilepaskan dari organisasi
lembaga tersebut . Secara organisatoris
Perpustakaan sekolah berada langsung di bawah kepala sekolah.Kepala
Perpustakaan .Petugas perpustakaan
bertanggung jawab langsung kepada
kepala sekolah . Sistem dan kewenangan
petugas perpustakaan secara organisatoris dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Perpustakaan sekolah dipimpin oleh Kepala
Perpustakaan yang ditunjuk /ditetapkan
berdasarkan Surat Keputusan Kepala Sekolah
2. Tenaga
Teknis Perpustakaan yang bertugas melakukan pengadaan dan pengolahan bahan perpustakaan bertanggung jawab kepada Kepala Perpustakaan
3. Tenaga
layanan ,yang bertugas melakukan layanan sirkulasi,rujukan dan lain-lain bertanggung jawab kepada Kepala
Perpustakaan
Tugas
dan fungsi perpustakaan sekolah dasar adalah sebagai berikut
1. Sebagai
pusat kegiatan belajar mengajar
2. Sebagai
tempat membantu peserta didik untuk
memperjelas pengetahuan tentang
pelajaran yang diterima di kelas
3. Sebagai
pusat penelitian sederhana
4. Sebagai
pusat informasi
5. Membantu
peserta didik dalam mengembangkan minat,bakat ,meningkatkan kegemaran membaca serta memperluas wawasan dan pengetahuan
6. Sebagai
sarana rekreasi
Struktur Organisasi Unit Perpustakaan SD dapat
digambarkan sebagai berikut :
Gambar
1. Struktur Organisasi Perpustakaan SD
Tujuan penyelenggaran perpustakaan SD harus
sejalan dengan tujuan Pendidikan Nasional ,yaitu mencerdaskan kehidupan
bangsa dan mengembangkan manusia seutuhnya . Secara khusus tujuan penyelenggaraan perpustakaan SD adalah sebagai berikut :
1. Membangkitkan minat dan kebiasaan membaca bagi peserta didik
2. Mengembangkan kemampuan mencari dan memanfaatkan informasi
3. Melatih
peserta didik untuk belajar mandiri
4. Memupuk
minat dan bakat
5. Melatih
kemampuan peserta didik untuk
memecahkan masalah yang dihadapi dalam kehidupan atas tanggung jawab dan usaha
sendiri
6.
Menyediakan fasilitas rekreasi pada
waktu senggang untuk kegiatan
yang konstruktif
( sumber
: Pedoman Perpustakaan Sekolah Dasar
,Badan Arsip dan Perpustakaan Propinsi Jawa Tengah ,2009 )
Sistem
Informasi Perpustakaan
Pengertian
Sistem
informasi perpustakaan merupakan sistem
informasi yang menyimpan berbagai hal tentang informasi yang terdapat dalam perpustakaan. Sistem
informasi ini digunakan oleh para pengunjung, karyawan dan administrasti .
Informasi-informasi mulai dari data buku, pengarang, peminjam dan lain-lain.
Sehingga dalam prosesnya dapat membantu manajemen perpustakaan.
Pada saat ini Sistem
Informasi Perpustakaan sekolah
menggunakan dua jalur yaitu secara manual dan menggunakan teknologi informatika
Untuk mendukung
terselenggaranya sisten informasi perpustakaan yang baik,diperlukan
beberapa perlengkapan pendukung yaitu :
1. Perlengkapan
bahan perpustakaan
1.1 Kartu
majalah
1.2 Kartu
surat kabar
1.3 Stempel
perpustakaan dan stempel inventaris
1.4 Kartu
catalog
1.5 Kartu
buku
1.6 Label
buku
1.7 Kartu
tanggal kembali
1.8 Kantong
buku
2. Perlengkapan di layanan teknis
2.1 Mesin
ketik dan computer
2.2 Skema
klasifikasi dan Daftar Tajuk Subyek
2.3 Buku
induk/inventaris
2.4 Alat
Tulis Kantor dan perlengkapan lain
3. Perlengkapan
di layanan perpustakaan ( pemustaka ) ,terdiri dari :
3.1.
Buku pengunjung
3.2.
Buku anggota perpustakaan
3.3.Kotak
untuk kartu anggota
3.4.Kotak
untuk arsip peminjaman
3.5.Kartu
anggota
3.6.Formulir
pendaftaran
3.7.Cap
tanggal pinjam dan tanggal kembali (
untuk perpustakaan yang menggunakan system manual )
3.8.Keranjang
buku
3.9.Standar
buku
3.10.
Computer
4. Kotak
untuk kartu anggota
5. Perlengkapan
lainnya ,misalnya keset ,jam dinding ,rambu-rambu petunjuk ,tempat sampah ,dan
lain-lain .
Pengolahan Bahan Perpustakaan
Bahan
perpustakaan harus diolah agar memungkinkan peserta didik dan pengguna
perpustakaan pada umumnya dapat
menemukan informasi yang dibutuhkan dengan mudah melalui susunan bahan
perpustakaan . Bahan perpustakaan
terdiri dari :
1.
Koleksi buku,terdiri dari buku pelajaran
pokok , buku pelajaran pelengkap ,buku bacaan
dan buku sumber referensi seperti kamus ,ensiklopedi,direktori ,atlas
dan buku pegangan
2.
Koleksi bukan buku terdiri dari terbitan
berkala ,seperti majalah ,surat kabar dan bulletin .Selain itu yang termasuk koleksi
bukan buku yaitu pamphlet dan brosur,slide ,kaset,VCD,film dan kliping .
Gambar 2. Alur Kerja Pengolahan Bahan Perpustakaan
Pengolahan bahan
perpustakaan dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Pemeriksaan
bahan perpustakaan .
Tujuan pemeriksaan
bahan perpustakaan adalah untuk memeriksa kembali apakah bahan
perpustakaan yang diadakan sudah sesuai
pesanan atau tidak. Selain itu juga untuk memastikan apakah bahan perpustakaan tersebut
cacat/rusak atau tidak .
2. Pengecapan
Bahan perpustakaan yang
sudah distempel/dicap .Stempel dapat berupa stempel sekolah atau stempel khusus
perpustakaan.Stempel terdiri dari stempel inventaris ,stempel identitas
perpustakaan dan stempel identitas
perpustakaan untuk halaman rahasia
3. Inventarisasi
Inventarisasi
adalah kegiatan pemberian nomor
induk atau nomor urut berdasarkan urutan kedatangan .
4. Klasifikasi
Klasifikasi dalam bidang perpustakaan adalah
penyusunan sistematik terhadap buku dan bahan perpustakaan lain .Klasifikasi di perpustkaan dimaksudkan untuk
memudahkan masyarakat pemakai dalam
memilih dan mendapatkan buku atau bahan
pustaka yang diperlukan secara cepat dan mudah . Menurut Wiji Suwarno dalam Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan
,Sebuah Pendekatan Praktis , 2007 ,
secara umum klasifikasi terbagi
dalam dua jenis yaitu :
4.1 Klasifikasi
Artifsial (artificial classification
) yaitu klasifikasi bahan-bahan pustaka
berdasarkan sifat-sifat yang secara kebetulan ada pada bahan pustaka
tersebut .Pengelompokan seperti ini hanya cocok untuk buku-buku tertentu
,misalnya skripsi suatu jurusn diberi
warna cover tertentu. Sedangkan untuk buku –buku umum ,pengelompokan jenis ini tidak efektif
digunakan .
4.2 Klasifikasi
fundamental ( fundamental classification )
yaitu klasifikasi buku atau bahan pustaka berdasarkan isi atau
subjek ,yaitu sifat yang tetap pada
bahan pustaka.Klasifikasi jenis kedua ini yang saat ini banyak digunakan .
Kegunaan
klasifikasi bagi perpustakaan yaitu :
1. Untuk
menyusun buku-buku dalam penyimpanan di
rak..Buku diberi label ysng beridi tanda
buku yang salah satu unsurnya adalah notasi klasifikasi .
2.
Untuk menyusun catalog berdasarkan nomor klasifikasi ( classified catalog )
3. Memudahkan
penelusuran dan temu kembali informasi
di perpustakaan
4. Bisa
mengetahuo kekurangan dan kelebihan
koleksi yang dimiliki .
Sebelum melakukan klasifikasi
pustakawan harus memperhatikan langkah
–langkah kerja sebagai berikut :
1. Mengadakan
pengecekan terhadap judul-judul baru ke
jajaran kartu shelf-list dengan bantuan
indeks judul berabjad.
2. Memisahkan bahan perpustakaan yang telah dilakukan pengecekan dan menempatkannya terpisah dari bahan
perpustakaan yang belum diperiksa
3. Untuk
bahan pustaka yang benar-benar baru harus segera diklasifikasi dengan menggunakan pedoman yang ada.
4. Terhadap duplikasi
judul yang berbeda tahun terbitnya diberi notasi kelas sama dan dibuat
entri catalog baru,dengan memberi urutan “copy”nya secara menerus.
Cara mengklasifikasi bahan perpustakaan yaitu :
1. Menentukan
subjek buku
Setiap menentukan
subjek suatu karya yang akan dikatalog , pustakawan harus melalukan
analisis subyek. Dalam proses analisis pustakawan dapat memperoleh informasi
dari membaca judul bahan perpustakaan , membaca kata pengantar,membaca daftar
isi ,membaca pendahuluan ,membaca Blurb yang memuat garis besar kandungan buku
dan berisi pujian atau rekomendasi dari pembaca ,melalui bibliografi atau
daftar pustaka. Informasi juga dapat diperoleh dari membaca sebagian atau seluruh isi buku ,juga melalui pendapat para ahli.
2. Menentukan
notasi kelas
Cara menentukan notasi
kelas yaitu :
2.1 konsep
subyek hasil analisis yang disebut bahasa alami atau bahasa kita sendiri,
dicari apakah terdaftar dalam indeks relative .
2.2 Bila
ternyata ditemukan dalam indeks
tersebut ,pilih subjek yang lebih tepat
kemudian cocokkan dengan Tabel Utama DDC ( Dewey Decimal Classififation ,mengenai
klasifikasi DDC akan dipaparkan di bawah ) .Kegiatan ini disebut penerjemahan
dari bahasa alami ke bahasa indeks.
2.3 Langkah
berikutnya adalah menelusur notasi kelas ke dalam tabel utama dari kelas utama-devisi-seksi sampai sub seksi
tanpa melalui indeks berabjad
2.4 Untuk
memperjelas notasi ,bisa ditambah dengan notasi yang terdapat pada tabel
tambahan
Klasifikasi bahan
perpustakaan dapat dilakukan sebagai berikut :
1. Dikelompokkan
berdasarkan asal bahan dan bentuk fisik bahan perpustakaan
2. Dikelompokkan
berdasarkan ukuran bahan perpustakaan
3. Dikelompokkan
berdasarkan bahasanya
4. Dikelompokkan
berdasarkan usia pemakai
5. Dikelompokkan
berdasarkan isi atau subyeknya
Salah satu pedoman dalam
mengklasifikasi bahan pustaka dikenal
dengan nama Klasifikasi Persepuluhan Dewey
atau DDC ( Dewey Decimal Classification ) . DDC merupakan salah satu
pedoman untuk mengklasifikasi buku
perpustakaan menurut subyeknya . DDC terdiri dari 3 bagian yaitu
a. Bagan
DDC
Bagan DDC terdiri dari
serangkaian notasi bilangan yang disebut
notasi kelas untuk kelas utama dan semua perincian lanjutannya yang disusun menurut
prinsip-prinsip DDC
.Bagan DDC terdiri dari kelas utama ,devisi ,seksi ,sub seksi ..Pembagian 10 kelas utama adalah sebagai berikut :
|
Setiap kelas utama dibagi lagi secara
decimal menjadi 10 kelas ( divisi ) ,jadi 10 kelas utama terdiri dari 100 divisi
.
Contoh :
|
Setiap Divisi terbagi menjadi 10 bagian
yang disebut seksi sehingga dari 100 divisi menjadi 1000 seksi . Sebagai contoh
divisi 370 adalah pendidikan terbagi menjadi 10 seksi misalnya :
|
Setiap seksi dapat
dibagi lagi menjadi 10 sub seksi yang merupakan sub ordinasi dari seksi
. Misalnya untuk kelas 371 ( Faktor-Faktor
Pendidikan ) dibagi menjadi 10 sub seksi sebagai berikut :
|
Perlu diperhatikan bahwa dalam system DDC notasinya melebihi 3
angka ,penulisan notasi angkanya menggunakan tanda titik ( . ) setelah angka
ketiga seperti 371.1, 371.2 ,
371.3 dan sebagainya .
b. Tabel
Pembantu
Selain bagan yang memuat notasi dasar ,DDC juga
menyediakan table tambahan/table pembantu dan indeks subyek . Tabel-tabel
tambahan ini berisi notasi –notasi tambahan
yang penggunaanya tidak berdiri sendiri ,melainkan digabung dengan
notasi dasar dari bagan klasifikasi DDC
. Tabel-tabel tersebut adalah :
1. Tabel
1-6 ( selalu ditunjukkan dengan huruf T )
1.1 Tabel
1 Subdivisi Standar
1.2 Tabel
2 Wilayah
1.3 Tabel
3 Subdivisi dari masing-masing kesusastraan
1.4 Tabel
4 Subdivisi dari masing-masing bahasa
1.5 Tabel
5 Ras,bangsa ,kelompok etnis
1.6 Tabel
6 Bahasa-bahasa
2. Serangkaian
notasi yang ditabulasikan ,di dalamnya
dtemukan catatan tambahan di bawah notasi khusus dalam bagan
dan biasanya terdapat dalamtabel 1-6
c. Indeks Relatif .
Indeks DDC merupakan daftar tajuk dengan perincian aspek-aspeknya ,yang disusun
secara alfabetis dan memberikan petunjuk
berupa nomor kelas ,yang memungkinkan orang menemukan tajuk ( yang
tercantum dalam Indeks ) pada bagan dari table-tabel . Dalam indeks DDC
penempatan aspek-aspek subjek tidak tetap ,oleh karena itu disebut Indeks
Relatif .Contoh indeks relative adalah
sebagai berikut :
|
5. Katalogisasi
Katalogisasi
merupakan kegiatan mencatat data bibliografi bahan perpustakaan ,meliputi : pengarang judul ,edisi ,cetakan
,kota terbit ,penerbit ,tahun terbit
,jumlah halaman ,ilustrasi ,ukuran ,keterangan seri ,anotasi ( catatan ) dan
ISBN ( International Standart Book Number ) .
Unsur
dalam deskripsi bahan perpustakaan bentuk buku terdiri dari urutan ketujuh bidang sebagai
berikut :
5.1 Bidang
judul dan keterangan pengarang
/penanggung jawab
5.2 Bidang
edisi/cetakan
5.3 Bidang
rincian khusus ( penomoran atau data matematis )
5.4 Bidang
keterangan penerbitan
5.5 Bidang
deskripsi fisik
5.6 Bidang
seri
5.7 Bidang
anotasi
5.8 Bidang
ISBN /ISSN ,jilidan ,dan harga
Katalog
terdiri dari beberapa jenis, yaitu
1.
Katalog pengarang
Digunakan jika buku yang akan kita
cari hanya diketahui nama pengarangnya. Atau ingin mengetahui pengarang
tertentu telah mengarang buku apa saja. Katalog pengarang disusun sistematis
berdasarkan nama pengarang suatu karya di dalam kabinet katalog. Penulisan nama
pengarang adalah dengan cara menuliskan terlebih dahulu nama keluarga, contoh Asep Sugriatna menjadi SUGRIATNA,
Asep. Melalui katalog pengarang dapat
diketahui nama pengarang tertentu telah menghasilkan karangan-karangan
tertentu.
2.
Katalog
Judul
Digunakan
jika buku yang akan kita cari hanya diketahui judul bukunya. Atau ingin
mengetahui judul buku tertentu yang sama telah dikarang oleh pengarang
mana saja. Katalog judul disusun secara
sistematis berdasarkan judul dalam kabinet katalog. Melalui katalog judul dapat
diketahui judul-judul buku yang sama, yang dikarang oleh pengarang yang
berbeda.
3.
Katalog Subyek
Digunakan
bila kita ingin mengetahui berbagai buku yang membahas
subyek yang sama, biasanya sering digunakan dalam mengumpulkan bahan pustaka
untuk kepentingan pembuatan penelitian, makalah dsb. yang membahas suatu subyek
tertentu. Melalui katalog subyek akan
diketahui karya-karya yang dikarang oleh
berbagai pengarang dengan judul yang berbeda-beda tetapi memiliki pokok bahasan
yang sama.
Katalogisasi
merupakan sarana yang efisien membantu pengguna perpustakaan dalam memperoleh
dokumen. Menurut Cutter tujuan katalog
adalah sebagai berikut:
1. Memungkinkan seseorang mememukan sebuah buku yang diketahui berdasarkan pengarang . judul atau subyek
2. Menunjukan buku yang dimiliki perpustakaan oleh pengarang tertentu, berdasarkan subyek tertentu, atau dalam jenis literature tertentu
3. Membantu dalam pemilihan buku berdasarkan edisinya dan berrdasarkan karakternya
Fungsi katalogisasi secara umum adalah sebagai berikut :
1. Mencatat bahan pustaka yang ada di perpustakaan untuk memudahkan pengguna,
2. Mencari atau menelusur pustaka,
3. mempermudah pencarian buku dalam perpustakaan berdasarkan pengarang, judul dan subyek.
Adapun fungsi dari katalog adalah sebagai berikut :
1. Menunjukkan tempat suatu buku atau bahan lain dengan manggunakan symbol-simbol angka klasifikasi dalam bentuk nomor panggil,
2. Mendaftar semua buku dan bahan lain dalam susunan alfabetis nama pengarang, judul buku, atau subjek buku yang bersangkutan ke dalam satu tempat khusus perpustakaan untuk memudahkan pencarian entri-entri yang diperlukan,
3. Memberikan kemudahan untuk mencarisuatu buku atau bahan lain di perpustakaan dengan hanya salah satu dari daftar kelengkapan buku yang bersangkutan.
1. Memungkinkan seseorang mememukan sebuah buku yang diketahui berdasarkan pengarang . judul atau subyek
2. Menunjukan buku yang dimiliki perpustakaan oleh pengarang tertentu, berdasarkan subyek tertentu, atau dalam jenis literature tertentu
3. Membantu dalam pemilihan buku berdasarkan edisinya dan berrdasarkan karakternya
Fungsi katalogisasi secara umum adalah sebagai berikut :
1. Mencatat bahan pustaka yang ada di perpustakaan untuk memudahkan pengguna,
2. Mencari atau menelusur pustaka,
3. mempermudah pencarian buku dalam perpustakaan berdasarkan pengarang, judul dan subyek.
Adapun fungsi dari katalog adalah sebagai berikut :
1. Menunjukkan tempat suatu buku atau bahan lain dengan manggunakan symbol-simbol angka klasifikasi dalam bentuk nomor panggil,
2. Mendaftar semua buku dan bahan lain dalam susunan alfabetis nama pengarang, judul buku, atau subjek buku yang bersangkutan ke dalam satu tempat khusus perpustakaan untuk memudahkan pencarian entri-entri yang diperlukan,
3. Memberikan kemudahan untuk mencarisuatu buku atau bahan lain di perpustakaan dengan hanya salah satu dari daftar kelengkapan buku yang bersangkutan.
Penjajaran Koleksi
Penempatan koleksi perpustakaan diatur sedemikian rupa agar
pengguna mudah mencari koleksi yang diinginkan .Penjajaran koleksi dilakukan
dengan cara :
1. Pengaturan
buku diatur menurut nomor panggil ( call number ) pada rak yang
tersedia.
2. Pengaturan
majalah berdasarkan subjek .Majalah dijilid supaya tidak hilang
3. Pengaturan
surat kabar dengan cara memberi penjepit surat kabar . Bersumberkan dari surat
kabar dapat dibuat kliping
4. Pengaturan
bahan pustaka bukan buku ditempatkan
pada tempat /ruang khusus untuk memudahkan penelusuran .
Penjajaran
Kartu Katalog
Penjajaran
kartu catalog dapat menggunakan system
berabjad yag terdiri dari dua sistem yaitu :
1. Sistem
berabjad terpadu yaitu sistem yang
digunakan bila jumlah pengunjung yang mengkases catalog dan jumlah koleksi
relative sedikit .
2. Sistem
berabjad terbagi digunakan bila telah banyak pengunjung yang menelusur data .
Alur
Peminjaman Buku di Perpustakaan
Alur
Pengembalian Buku di Perpustakaan
Langkah 1 :
Peminjam menyerahkan buku kepada petugas
untuk dicek kondisinya dan tanggal harus kembali
Langkah 2 :
Petugas
mengambil kartu buku yang terselip pada kartu peminjam , tanggal kembali
pada kartu buku ,lembar tanggal kembali
dan kartu peminjam diberi
paraf sebagai bukti buku sudah kembali
Langkah 3 :
Petugas menyerahkan kartu peminjam kepada peminjam
Langkah 4 :
pertugas memasukkan kembali kartu
buku ke dalam kantong kartu buku
Langkah 5 :
Petugas mengembalikan buku ke rak
Perpustakaan
Berbasis Teknologi Informasi
Kita mengenal istilah perpustakaan
modern seperti electronic library, digital library, cyber
library, komputerisasi perpustakaan dan perpustakaan maya (virtual
library). Perpustakaan digital (digital library) memfokuskan pada
penyediaan layanan bahan pustaka full text berformat digital dan
bahan multi media berbasis web atau CD sedangkan cyber mengacu
kepada kehidupan maya dalam jaringan komunikasi global. Dari semua istilah
tersebut di atas dapat dikatakan bahwa teknologi informasi merupakan tulang
punggung (backbone) bagi perpustakaan modern.
Pada umumnya, teknologi informasi di perpustakaan terdiri atas beberapa komponen yaitu :
1. Perangkat keras seperti server, modem, scanner, harddisk, printer, CD Writer, CD-ROM, kamera digital, dan sebagainya.
2. Perangkat lunak seperti database, indexing, internet, WB, server dan sebagainya
3. Sumber Daya Manusia (SDM) yang mempunyai ketrampilan di bidang teknologi informasi dan pengetahuan perpustakaan.
4. Koleksi perpustakaan yang mengarah pada koleksi elektronik
Pada umumnya, teknologi informasi di perpustakaan terdiri atas beberapa komponen yaitu :
1. Perangkat keras seperti server, modem, scanner, harddisk, printer, CD Writer, CD-ROM, kamera digital, dan sebagainya.
2. Perangkat lunak seperti database, indexing, internet, WB, server dan sebagainya
3. Sumber Daya Manusia (SDM) yang mempunyai ketrampilan di bidang teknologi informasi dan pengetahuan perpustakaan.
4. Koleksi perpustakaan yang mengarah pada koleksi elektronik
Beberapa manfaat teknologi informasi
bagi perpustakaan dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Melalui teknologi informasi, akses menjadi sangat mudah, cepat dan tidak mengenal batas jarak dan waktu
2. Akses content menuju on-line
3. Adanya perubahan pola dan paradigma pengelolaan perpustakaan yang selalu menekankan pada efisiensi dan kecepatan pelayanan
4. Adanya koleksi elektronik seperti CD-ROM, E-Journal dan sejenisnya,
5. Adanya sarana barcode, maka peminjaman koleksi secara fisik akan dapat di proses dengan cepat.
6. Koleksi fisik lebih terjamin karena adanya sensor elektronik
1. Melalui teknologi informasi, akses menjadi sangat mudah, cepat dan tidak mengenal batas jarak dan waktu
2. Akses content menuju on-line
3. Adanya perubahan pola dan paradigma pengelolaan perpustakaan yang selalu menekankan pada efisiensi dan kecepatan pelayanan
4. Adanya koleksi elektronik seperti CD-ROM, E-Journal dan sejenisnya,
5. Adanya sarana barcode, maka peminjaman koleksi secara fisik akan dapat di proses dengan cepat.
6. Koleksi fisik lebih terjamin karena adanya sensor elektronik
Menurut Henderson (1992) dalam Sulistyo
(1998:3) manfaat teknologi informasi.
Bagi pemakai perpustakaan adalah:
Bagi pemakai perpustakaan adalah:
1.
menyediakan akses yang cepat dan mudah
2.
menyediakan akses bagi pemakai selama 24 jam bila TI dioperasikan selama 24
jam,
3.
menyediakan akses pada informasi yang tidak terbatas dari berbagai jenis sumber
4.
menyediakan informasi yang lebih mutakhir
5.
menyediakan data dari berbagai sumber.
Dengan
adanya perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat, maka perpustakaan
sangat perlu mengimplementasikan TI secara terpadu (integrated) pada
berbagai aktifitas perpustakaan untuk mencapai layanan prima. Berbagai kegiatan
yang dapat meningkatkan mutu layanan perpustakaan antara lain pengelolaan
koleksi, pengolahan data perpustakaan, seleksi dan akuisisi, system sirkulasi
dan informasi serta kajian pemakai disamping katalog berbasis web, penelusuran
bahan pustaka (OPAC) statistik dan sebagainya.
Sasaran teknologi informasi dalam
meningkatkan mutu layanan adalah akses yang mudah, cepat dan akurat melalui
jaringan telekomunikasi (LAN, WAN, Internet) baik internal maupun eksternal
(pemakai). Di samping itu penyediaan jaringan dari sumber elektronik berupa
teknologi digital bagi pemakai akan mempercepat terbentuknya masyarakat informasi.
Senayan
Library Management System ( SLiMS )
SLiMS merupakan kependekan
dari Senayan Library Management System. Software opensource khusus perpustakaan
yang lahir pada tahun 2008 ini pada awalnya bernama Senayan. Baru pada
pertengahan tahun 2009 nama Senayan berganti menjadi SLiMS..
SENAYAN adalah perangkat lunak
sistem manajemen perpustakaan (library management system) sumber
terbuka yang dilisensikan di bawah GPL v3. Aplikasi ini pertama kali
dikembangkan dan digunakan oleh Perpustakaan Kementerian Pendidikan Nasional,
Pusat Informasi dan Hubungan Masyarakat, Kementerian Pendidikan Nasional.
Aplikasi SENAYAN dibangun dengan menggunakan PHP, basis data MySQL,
dan pengontrol versi Git.
Beberapa
Fitur Senayan
1.
Online
Public Access Catalog (OPAC) dengan pembuatan thumbnail yang di- generate
on-thefly.
2.
Thumbnail
berguna untuk menampilkan cover buku.
3.
Mode
penelusuran tersedia untuk yang sederhana (Simple Search) dan tingkat lanjut
(Advanced Search)
4.
Detail
record juga tersedia format XML (Extensible Markup Language) untuk kebutuhan
web service.
5.
Manajemen
data bibliografi yang efisien meminimalisasi redundansi data.
6.
Manajemen
masterfile untuk data referensial seperti GMD (General Material Designation),
Tipe Koleksi, Penerbit, Pengarang, Lokasi, Supplier, dan lain-lain.
7.
Sirkulasi
dengan fitur: Transaksi peminjaman dan pengembalian, Reservasi koleksi, Aturan
peminjaman yang fleksibel, Informasi keterlambatan dan denda.
8.
Manajemen
keanggotaan.
9.
Inventarisasi
koleksi (stocktaking)
10.
Laporan
dan Statistik
11.
Pengelolaan
terbitan berkala
12.
Dukungan
pengelolaan dokumen multimedia (.flv,.mp3) dan dokumen digital. Khusus untuk
pdf dalam bentuk streaming.
13.
Senayan
mendukung beragam format bahasa termasuk bahasa yang tidak menggunakan
penulisan selain latin.
Dari tahun 2008 sampai pertengahan
tahun 2010, developer SLiMS telah merilis 14 versi yang berbeda. Versi terakhir
yang telah dirilis adalah SLiMS Stable 14 yang dinamakan SLiMS Seulanga.
Berbeda dengan versi sebelumnya,
SLiMS Seulanga memiliki fitur tambahan seperti Union Catalog Service, P2P
Service, Cetak bukti transaksi, Flexible custom field di membership dan
bibliografi. Union Catalog Service (UCS) memungkinkan para pengguna SLiMS untuk
membuat katalog induk bersama. Penyediaan fitur ini merupakan suatu usaha untuk
membentuk katalog bersama berskala besar. Diharapkan kedepannya, pengguna SLiMS
dapat membentuk katalog bersama yang dapat memudahkan pemustaka dalam melakukan
penelusuran koleksi perpustakaan.
P2P (Peer to Peer) Service merupakan
fasilitas yang dapat digunakan oleh pengelola perpustakaan untuk berbagi data
bibliografi. Melalui fitur ini, masing-masing perpustakaan yang memiliki
kesamaan data bibliografi dapat saling berbagi untuk mempercepat proses
pengolahan koleksi. Jika suatu perpustakaan memiliki koleksi baru, maka
pengelola perpustakaan yang bersangkutan tidak perlu mengetikkan deskripsi
bibliografinya. Mereka cukup meminta data koleksi tersebut telah dimiliki oleh
pengguna SLiMS lain.
Layanan Cetak bukti transaksi
memungkinkan pengelola perpustakaan untuk mencetak bukti-bukti transaksi
perpustakaan. Untuk saat ini, baru transaksi sirkulasi yang dapat dilakukan
pencetakan. Sedangkan fleksible custom field akan memudahkan pengguna SLiMS
untuk melakukan kustomisasi pada field-field terkait sesuai dengan kebutuhan
masing-masing.
Saat ini, tim developer SLiMS
berusaha mengembangkan Seulanga menjadi SLiMS Stable 15 (SLiMS Matoa).
Disamping memiliki fitur yang ada pada versi sebelumnya, pada Matoa rencananya
akan ditambah dengan implementasi fitur third party indexing, P2P paging,
pencarian yang baru dan dukungan notasi klasifikasi. Dengan berbagai kelebihan
tersebut, maka tidak heran SLiMS menjadi software opensource perpustakaan
paling laris di Indonesia.
Melalui komunitas SLiMS Jogja, saat
ini telah dibentuk katalog induk bersama yang diberinama Jogjalib.net. Melalui
katalog induk bersama ini, pemustaka akan diberi kemudahan dengan menyediakan
satu pintu gerbang penelusuran koleksi perpustakaan di seluruh Yogyakarta.
Cukup dengan mengklik satu halaman web (http://www.jogjalib.net/)
pemustaka telah dapat menjelajah di berbagai perpustakaan di seluruh Yogyakarta
yang telah bergabung di dalamnya.
Arif
Surachman menulis Penerapan TI dalam
bidang layanan perpustakaan ini dapat dilihat dari beberapa hal seperti:
1.
Layanan Sirkulasi
Penerapan TI dalam bidang layanan
sirkulasi dapat meliputi banyak hal diantaranya adalah layanan peminjaman dan
pengembalian, statistik pengguna, administrasi keanggotaan, dan lain -lain. Selain
itu dapat juga dilakukan silang layan antar perpustakaan yang lebih mudah
dilakukan apabila teknologi informasi sudah menjadi bagian dari layanan
sirkulasi ini. Teknologi saat ini sudah memungkinkan adanya self-services dalam
layanan sirkulasi melalui fasilitas barcoding dan RFID (Radio Frequency
Identification). Penerapan teknologi komunikasipun sudah mulai digunakan
seperti penggunaan SMS, Faksimili dan Internet.
2. Layanan Referensi & Hasil-hasil Penelitian
Penerapan TI dalam layanan referensi
dan hasil-hasil penelitian dapat dilihat dari tersedianya akses untuk
menelusuri sumber-sumber referensi elektronik / digital dan bahan pustaka
lainnya melalui kamus elektronik, direktori elektronik, peta elektronik, hasil
penelitian dalam bentuk digital, dan lain-lain.
3. Layanan
Journal / Majalah / Berkala
Pengguna layanan journal, majalah,
berkala akan sangat terbantu apabila perpustakaan mampu menyediakan kemudahan
dalam akses ke dalam journal-journal elektronik, baik itu yang diakses dari
database lokal, global maupun yang tersedia dalam format Compact Disk dan
Disket. Bahkan silang layan dan layanan penelusuran informasipun bisa
dimanfaatkan oleh pengguna dengan bantuan teknologi informasi seperti internet.
4. Layanan
Multimedia / Audio-Visual
Layanan multimedia / audio-visual
yang dulu lebih dikenal sebagai layanan “non book material” adalah layanan yang
secara langsung bersentuhan dengan TI. Pada layanan ini pengguna dapat
memanfaatkan teknologi informasi dalam bentuk Kaset Video, Kaset Audio,
MicroFilm, MicroFische, Compact Disk, Laser Disk, DVD, Home Movie, Home
Theatre, dll. Layanan ini juga memungkinkan adanya media interaktif yang dapat
dimanfaatkan pengguna untuk melakukan pembelajaran, dsbnya. Hal lain yang perlu
diperhatikan dalam layanan perpustakaan adalah pengguna yang mempunyai
keterbatasan, seperti penglihatan yang kurang, buta, pendengaran yang kurang
dan ketidakmampuan lainnya. Layanan Multimedia / Audio-Visual memungkinkan
perpustakaan dapat memberikan pelayanan kepada para pengguna dengan kriteria
ini. Sebagai contoh dari bentuk penerapan teknologi untuk itu adalah Audible
E-books, Digital Audio Books, InfoEyes (Virtual Reference), Braille, dsbnya.
5. Layanan
Internet & Computer Station
Internet saat ini menjadi “bintang”
dalam TI. Orang sudah tidak asing lagi untuk menggunakan internet dalam
kehidupannya. Untuk itu mau tidak mau perpustakaanpun harus dapat memberikan
layanan melalui media ini. Melalui media web perpustakaan memberikan informasi
dan layanan kepada penggunanya. Selain itu perpustakaan juga dapat menyediakan
akses internet baik menggunakan computer station maupun WIFI / Access Point
yang dapat digunakan pengguna sebagai bagian dari layanan yang diberikan oleh
perpustakaan. Pustakawan dan perpustakaan juga bisa menggunakan fasiltas web-conferencing
untuk memberikan layanan secara online kepada pengguna perpustakaan.
Web-Conferencing ini dapat juga dimanfaatkan oleh bagian layanan informasi dan
referensi. OPAC atau Online Catalog merupakan bagian penting dalam sebuah
perpustakaan, untuk itu perpustakaan perlu menyediakan akses yang lebih luas
baik itu melalui jaringan lokal, intranet maupun internet.
6. Keamanan
Teknologi informasi juga dapat
digunakan sebagai alat untuk memberikan kenyamanan dan keamanan dalam
perpustakaan. Melalui fasilitas semacam gate keeper, security gate, CCTV dan
lain sebagainya, perpustakaan dapat meningkatkan keamanan dalam perpustakaan
dari tangan-tangan jahil yang tidak asing sering terjadi dimanapun.
7. Pengadaan
Bagian Pengadaan juga sangat
terbantu dengan adanya teknologi informasi ini. Selain dapat menggunakan TI
untuk melakukan penelusuran koleksi-koleksi perpustakaan yang dibutuhkan,
bagian ini juga dapat memanfaatkannya untuk menampung berbagai ide dan usulan
kebutuhan perpustakaan oleh pengguna. Kerjasama pengadaan juga lebih mudah
dilakukan dengan adanya TI ini.
Implementasi TI dalam layanan
perpustakaan dari waktu ke waktu akan terus berkembang baik itu untuk keperluan
automasi perpustakaan maupun penyediaan media / bahan pustaka berbasis TI ini.
Perpustakaan SD Kristen 03 Eben
Haezer Salatiga
Pada
saat ini Sistem Informasi Perpustakaan
di SD Kristen 03 Eben Haezer merupakan perpaduan antara system manual
dan persiapan menuju perpustakaan berbasis Teknologi Informasi computer .
Program yang digunakan saat ini adalah SENAYAN . Namun ,penerapan SENAYAN belum maksimal masih dalam tahap penyempurnaan . Hal
yang masih dipersiapkan adalah
penggunaan barcode untuk kartu anggota . Selain itu layanan perpustakaan belum dapat dilakukan
online secara luas melalui internet ,baru sebatas di link dengan sebagian computer di
lingkungan sekolah . Harapan ke depan layanan perpustakaan dapat dilakukan
online untuk meningkatkan pelayanan kepada pengguna perpustakaan .
Layanan
program SENAYAN yang digunakan di
SD Kristen 03 Eben Haezer yaitu
OPAC ( On Line Public Acces Catalog
) atau catalog digital
.Kegunaanya adalah untuk penelusuran bahan pustaka yang ada. Untuk mencari data
dilakukan dengan dua cara yaitu :
a.
Pencarian sederhana dilakukan dengan mengetik kata kunci yang berkaitan dengan
buku ,misalnya judul ,pengarang ,dan
lain-lain
b.
Pencarian subjek yaitu penelusuran lanjut dengen menggunakan
kata kunci yang lebih spesifik .
Pengolahan
bahan –bahan perpustakaan sudah dilaksanakan sesuai dengan peraturan yang
ada . Katogisasi dilakukan dengan otomasi .Meskipun demikian katalogisasi secara manual masih dibuat untuk back up data . Saat ini catalog manual
masih perlu disempurnakan .
Bahan -bahan
perpustakaan yang datang akan didata
dengan 2 jalur yaitu ditulis di buku inventaris
dan di input di computer . Buku
akan diklasifikasi terlebih dahulu. Klasifikasi
buku dilakukan berdasarkan
klasifikasi DDC ,setelah itu data dimasukkan ke computer . Buku
–buku yang baru akan distempel ,diklasifikasi , dilakukan labelisasi
,dilengkapi dengan slip tanggal
pengembalian ,kartu buku dan kantong
buku .Setelah semua proses selesai buku dipinjamkan .
Proses peminjaman
dilakukan dengan tahap –tahap sebagai berikut :
1. Peminjam
menunjukkan kartu anggota kepada petugas
. Kartu anggota dalam proses dilengkapi dengan barcode .
2. Peminjam
memilih koleksi buku yang dikehendaki
3. Setelah menemukan
buku maka buku akan ditulis di
buku peminjaman
4. Petugas
akan menulis tanggal kembali pada slip
5. Petugas
menulis tanggal peminjaman dan tanggal kembali pada kartu kembali . Pada saat ini sebenarnya sudah
memebrlakukan system denda tapi belum dapat berjalan dengan lancar .
6. Setelah
petugas mendata peminjaman di buku ,kemudian data dimasukkan ke program SENAYAN
.
Proses pengembalian buku dilakukan dengan cara
sebagai berikut :
a. Buku
dikembalikan kepada petugas
b. Petugas
menulis tanggal kembali pada buku peminjaman
c. Petugas
menulis data pengembalian pada computer
Pada saat ini sistem informasi
perpustakaan di SD Kristen 03 Eben Haezer
telah dimanfaatkan untuk :
1. Layanan sirkulasi
: sistem informasi memudahkan warga sekolah untuk memperoleh layanan
peminjaman koleksi perpustakaan yang terdiri dari buku
bacaan ,buku teks ,buku referensi ,surat kabar /majalah ,kliping dan termasuk
koleksi non buku . Peserta didik
merasakan manfaat ini perpustakaan .
2.
Layanan
Referensi : para warga sekolah
diijinkan untuk meminjam buku referensi
,tetapi hanya dibaca di tempat .Buku referensi yang dengan dibuktikan tingginya minat untuk meminjam
koleksi bahan pustaka di sering dipinjam adalah kamus ,ensiklopedi ,klipping dan Buku Kumpulan Soal Tes.
3.
Layanan Majalah dan
surat kabar : layanan majalah dilakukan dengan adanya pengadaan majalah anak-anak dan
majalah sains . Sedangkan layanan
surat kabar dilakukan dengan pengadaan surat kabar nasional
4.
Layanan
Multimedia / Audio-Visual: sekolah menyediakan layanan multimedia
berupa pengadaaan CD pembelajaran dan sarana multimedia seperti TV ,DVD dan LCD
5. Layanan internet
:layanan ini digunakan oleh guru dan
peserta didik untuk
mendukung proses belajar mengajar
.Perpustakaan dilengkapi dengan Free
Hot Spot Area .
PENUTUP
Berdasarkan pemaparan di
atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan harus memiliki system informasi yang baik .Bagi perpustakaan itu sendiri sistem informasi dapat mempermudah
pelayanankepada anggota . Sedangkan bagi pengguna perpustakaan ,system
yang teratur akan memudahkan mereka
untuk memanfaatkan layanan yang mereka
butuhkan baik berkaitan dengan sirkulasi
maupun pelayanan yang lainnya.
Kenyataan di lapangan membuktikan bahwa meskipun perpustakaan dianggap penting ,namun
kenyataannya belum dikelola dengan
system informasi yang baik . Perpustakaan terbatas pada sarana fisik berupa
buku dan gedung .Perpustakaan belum diberi “roh “ yang disebut system kelola
yang baik ,sehingga tidak dapat dimanfaatkan
dengan maksimal .
Khusus mengenai system perpustakaan di SD Kristen 03 Eben
Haezer terdapat beberapa hal yang perlu ditingkatkan yaitu :
1. Katalogosasi buku secara manual untuk back up katalogosasi
digital yang sudah dilakukan
2. Perluasan
jaringan computer ,tidak hanya sebatas link
antar computer di sekolah tetapi dikembangkan dengan system online secara lebih luas sehingga meningkatkan
pelayanan kepada pengguna perpustakaan
3. Penambahan
koleksi supaya jumlahnya memadai dengan banyaknya murid
yang semakin meningkat
4. Alur
pengolahan bahan pustaka dilaksanakan
dengan tepat waktu tanpa menunda-nunda ,karena akan mmepengaruhi
kelancaran pelayanan
5. Sistem
Informasi harus ditingkatkan lebih baik
lagi baik secara manual maupun digital .
6. Peningkatan
variasi dan kualitas layanan baik layanan sirkulasi ,multimedia ,internet dan lain-lain .
Pada akhir tulisan
,penulis mengajak para pembaca untuk
lebih mencintai perpustakaan sebagai pusat sumber belajar .
DAFTAR PUSTAKA
Arif Surachman , arifs@ugm.ac.id ,Perpustakaan UGM ,Yogyakarta
Badan
Arsip dan Perpustakaan ,Propinsi Jawa Tengah Pedoman Perpustakaan Sekolah Dasar , ,2009,Jawa Tengah
Suwarno,Wiji , Dasar-Dasar Ilmu
Perpustakaan Sebuah Pendekatan Praktis Ar-Ruzz Media,2007,Yogyakarta
www.DuniaPustaka.com ,Sejarah SLiMS
www.DuniaPustaka.com ,SLiMS Software
Lokal Citarasa Internasional
www.DuniaPustaka.com ,Sofware Senayan
Tairas,J.N.B,Daftar Tajuk Subyek
untuk Perpustakaan Edisi Ringkas
,2001,Jakarta
UPT
Perpustakaan Universitas Sebelas Maret ,Layanan Perpustakaan Berbasis
Teknologi Informasi ,Surakarta
http://library.unisba.ac.id/katalog.htm
0 komentar:
Posting Komentar