ANGGARAN DAN PENGADAAN
DISUSUN :
M RIZKI SEPTIADI
13422056
DOSEN PENGAMPUNG :
NIRMALA,Dra
UIN RADEN FATAH PALEMBANG
FAKULTAS ADAB
JURUSAN KONSENTRASI ILMU
PERPUSTAKAAN
ANGGARAN DAN PENGADAAN
ANGGARAN DAN PENGADAAN
Perpustakaan adalah sebuah institusi/lembaga pengelola koleksi
baik yang bersifat cetak maupun non cetak. Perpustakaan bukan lembaga lembaga
yang mampu menghasikan uang namun lembaga yang mengeluarkan uang dan sangat
membutuhkan uang. Hal ini sangatlah jelas karena perpustakaan adalah lembaga
yang tumbuh dan berkembang baik koleksi, jasa dan manusianya. Maka dari masalah
inilah pustakawan harus memikirkan atau merencanakan anggaran perpustakaan
untuk memenuhi kebutuhannya. Seperti, gaji staf, keperluan operasional dan
penambahan koleksi.
Salah satu yang dibutuhkan dan ini merupakan berkembang atau
tidaknya perpustakaan yaitu pengadaan koleksi, karena kesediaan koleksi dapat
mempengaruhi user. Bagaimana tidak jika perpustakaan tidak jika perpustakaan
tidak menyediakan apa yang dibutuhkan oleh user, Koleksi yang diinginkan user
tidak ada. Oleh karena itulah perlunya pengadaan banyak koleksi yang sesuai
dengan keinginan user. Bagaimana kita bisa mengetahui apa yang diinginkan user?
Itu dapat diketahui dari pelayanan perpustakaan, maka dari itu biasanya sebuah
perpustakaan biasanya memberi pengumuman “ buku yang sudah dibaca letakkan
ditrolli ”, hal ini bermanfaat agar disampingkan agar pustakawan mudah
mengontrol buku agar tidak ditempatkan user sembarangan juga bermanfaat untuk
mengetahui buku mana yang biasa dibaca user dan dibutuhkan user.
Di dalam makalah ini sebelum membahas tentang pengadaan
terlebih dahulu membahas tentang anggaran. karena tentunya untuk mengadakan
koleksi tentu perlu anggaran dana dahulu.
A.
Anggaran
Anggaran
adalah unsur utama. untuk menjalankan perpustakaan tanpa, anggaran perpustakaan
tidak mungkin dapat dikelola dan dioperasionalkan dengan sempurna, meskipun
sistemnya. bagus dan. pustakawannya. bermutu. Maka, semua. Pustakawan harus mau
dan mampu ikut ambil bagian dalam perencanaan biaya yang diperlukan. Untuk
mengoperasikan suatu Perpustakaan.
Anggaran
dan keuangan keuangan unit informasi tergantung pada status hukum serta jenis
unit informasi. Dengan demikian terdapat perbedaan pula besar anggaran antara
pusat informasi nasional terkomputer dengan perpustakaan sekolah.
Butir
utama pengeluaran yang membutuhkan dana ialah:
1. Gaji staf dan anggaran
yang terkait. Ini adalah mata anggaran yang paling besar, dan kadang mencapai
separuh anggaran total.
2. Pengadaan dokumen. Di
dalam perpustakaan biasa disebut pengadaaan koleksi yang menjadi anggaran
terbesar kedua setelah gaji pegawai. Kadang anggaran ini lebih besar dari gaji
pegawai.
3. Pengeluaran untuk
pengolahan. Misalnya penggunaan komputer
4. Alat tulis termasuk
bahan habis pakai
5. Perlengkapan (
perawatan, pemeliharaan, penggantian)
6. Premis gedung. Ini
menyangkut masalah pembangunan. Hanya penting untuk unit informasi yang besar
saja.
7. Komunikasi ( menyangkut
surat menyurat, telepon, telex dan angkutan)
8. Biaya umum ( kebersihan,
listrik)
9. Pengeluaran untuk
sub-kontraktor. Yaitu mata anggaran ini penting bilamana fungsi tertentu (
misalnya pengolahan computer) dikontrakkan pada badan luar atau bila tugas
tertentu yang hanya dilaksanakan oleh pihak luar berdasarkan kontrak.[1]
Darimana
anggaran atau dana dapat kita peroleh ? tentu menjadi permasalahan bagi
pustakawan. Namun, ada beberapa sumber keuangan yang dapat kita peroleh sebagai
sumber dana:
a. Anggaran dari badan induk.
Perpustakaan umum, perpustakaan perguruan tinggi, sekolah, biasanya sudah
mendapat anggaran dari pemerintah yaitu 5% dari dana yang diberikan kepada
perguruan tinggi. Dan anggaran ini sudah termasuk gaji pegawai.
b. Daftar isian proyek, terutama bagi
perpustakaan pemerintah di Indonesia. Bagi perusahaan swasta, daftar ini
biasanya diganti dengan daftar usulan kegiatan yang diajukan pada pimpinan
badan induk.
c. Sumbangan wajib dari mahasiswa. Ini
hanya ada diperpustakaan perguruan tinggi
(universitas) sebagai anggaran tambahan.
d. Uang iuran dari anggota. Biasanya
untuk perpustakaan khusus ( perpustakaan yang ada di sebuah perusahaan dan
biasa hanya menyediakan satu bidang ilmu),umum perpustakaan perguruan tinggi,
perpustakaan sekolah.
e. Penjualan terbitan perpustakaan
maupun badan induk. Pada berbagai lembaga kebiasaan ada penerbitan dilakukan
oleh perpustakaan dengan ketentuan sebagian keuntungn diperuntukkan
perpustakaan
f. Pajak setempat, biasa untuk
perpustakaan umum yaitu perpustakaan yang di selenggarakan oleh pemerintah atau
pemerintah setempat.
g. Penghasilan dari jasa
refrografi,terjemahan, penyusunan bibliografi, penelusuran informasi, dan
pembuatan tinjauan literature
h. Denda atas buku yang terlambat
dikembalikan. Ini biasanya sesuai dengan kesepakatan perpustakaan mengenai
berapa denda terlambat mengembalikannya perhari.
i.
Sumbangan
pemerintah
j.
Sumbangan
simpatisan perpustakaan, lazimnya disebut frien of library. Jadi kadang
perpustakaan dapat bantuan dari orang yang punya simpati terhadap perpustakaan
sebagai perkembangan ilmu
k. Sumbangan swasta dan yayasan asing,
yang biasanya dibelikan untukperlengkapan khusus (seperti micro reader)atau
untuk berlangganan majalah luar negeri.[2]
Setidaknya ada beberapa itulah sumber dana atau anggaran
dalam sebuah perpustakaan naidak mun itu tidak bisa kita dapat dengan mudah
tapi harus ada tehnik penganggaran agar anggaran yang kita butuhkan dan kita
usulkan bisa didapat. sebagaimana di jelaskan oleh Sulistyo- Basuki, ada
beberapa tehnik dalam menetukan anggaran yaitu.
1.
Ancangan
line-item yaitu jumlah pengeluaran dibagi atas berapa kategori.
a. Upah atau Honor pegawai
b. Buku, Majalah, serta bahan bacan
lainya
c. Peralatan
d. Penerangaan, alat pendingin, telepon
serta alat lainya yang terkait seperti computer dan lain-lain
e. Ansurasi gedung
f. Biaya lainnya
2.
Lump-sum
yaitu anggaran dialokasikan perpustakaan sehingga pustakawan punya kebebasan
dalam alokasi perbelanjaan.
3.
Formula-budget
yaitu pembuatan anggaran harus berdasarkan standar tertentu. Misalnya setiap
mahasiswa tersedia n rupiah maka pustakawan tinggal menghitung mahasiswa dan
dikalikann rupiah untuk pembelian buku.
4.
Performance-budgeting
yaitu penganggaran kinerja.berdasarkan pada biaya kinerja serta kegiatan,
menekan pada efisiensi pekerjaan.
5.
Programme-budgeting
yaitu kegiatan organisasi dengan mengabaikan pengeluaran per butir dan per
barang.
6.
PPBS
(planning programming budgeting system yaitu penggabungan tehnik
performance-budgeting dan programme budgeting) dengan langkah mengenali objek
perpustakaan, member jalan alternative untuk mencapai tujuan tersebut dengan
memberikan perbandingan biaya faedah (cost benefit ratio) bagi masing-masing
alternative, menentukan aktivitas, perbaikan atau evaluasi hasil shingga
tindakan perbaikan dapat dilakukan.
Mengenai alokasi anggaran ini tidaklah sama tergantung
perpustakaan misalnya perpustakaan universitas, 40% anggaran digunakan untuk
pengadaan buku dan bahan pustaka lainnya, 50% untuk gaji pegawai, dan 10% untuk
penjilidan, asuransi dan lainnya. Jadi mengenai anggaran. Sesuai dengan
lembaganya seperti contohnya di universita negri itu pasti ada anggaran yang
sudah ditetapkan oleh pemerinta sedangkan lembaga suwasta itu sesuai kebijakan
yayasan ingin member anggaran perpustakaan berapa.
B.
Pengadaan
Memang
ketika berbicara pengadaan tentu berkaitan dengan anggaran, bagaimana tidak pertama
mengapa kita harus mencari sumber dana atau anggaran dalam perpustakaan tentu
ada yang mau kita bangun atau kita kembangkan salah satunya tadi pengadaan.
Begitu juga pengadaan, bagaimana mau megadakan koleksi kalau dana sendiri tidak
ada. Maka kalau kita bertanya apa kaitannya kebijakan pengadaan koleksi dengan
anggaran, ini tentu berkitan.
Setelah
kita mendapatkan sumber dana atau anggaran baru kita bisa mengadakan koleksi.
Namun dalam memilih koleksi kita harus perhatikan sebagaimana yang dijelaskan
di atas mengenai apa koleksi yang harus diadakan melihat kebutuhan user atau
masyarakat. Yang dimaksud memilih koleksi itu sendiri yaitu kegiatan
mengidentifikasi koleksi yang akan ditambah kepada koleksi yang sudah ada di
perpustakaan.
Sebagai seorang manajer informasi,
pustakawan pengadaan harus memiliki kebijakan yang jelas yang dituangkan dalam
sebuah ”Pedoman Pengadaan” yang berisi poin-poin penting dalam pengadaan
koleksi Perpustakaan, yaitu:
1. Pihak-pihak yang terlibat dalam
proses pengadaan koleksi
2. Sistem penilaian koleksi
3. Kebijakan pengadaan koleksi,
meliputi anggaran, jumlah eksemplar, dll.
4. Sistem pengadaan koleksi, meliputi
proses pembelian koleksi dan alur kerjanya.
5. Sistem pemeliharaan koleksi (jangka
pendek maupun jangka panjang)
6. Sistem penyiangan koleks
C. Pengembangan koleksi buku
Awal dari segala yang ingin kita lakukan adalah sebuah
perencanaan terlebih dahulu. Hal ini bertujuan agar apa yang kita ingin
maksimal dan ada persiapan yang matang. Begitu juga dalam pengadaan bahan
koleksi perlu “ perencanaan pengadaan bahan koleksi”. Pustakawan baik kepala
perpustakaan maupun staf lainnya harus mampu membuat perencanaan karena inilah
yang menjadi suatu keputusan.
Ada beberapa langkah yang perlu ditempuh dalam perencanaan
bahan pustaka :
- Inventarisasi
bahan-bahan pustaka yang harus dimiliki
- Inventarisasi
bahan-bahan pustaka yang sudah dimiliki
- Analisis
kebutuhan bahan pustaka
- Menetapkan
prioritas
- Menentukan
cara pengadaan bahan pustaka.[3]
Setelah
membuat perencanaan di atas baru kita mudah mengikuti tahap berikutnya yaitu
system pengadaan:
1. Pemilihan
Ada beberapa factor yang menyebabkan pustakawan harus
memaksa memeras keringat dalam memilih koleksi yaitu keterbatasan dana,
keragaman pemakai, berkembangnya jumlah buku dan majalah yang diterbitkan pada
setiap abad, berkembangnya ilmu pengetahuan dengan akibat spesialisasi, serta
tumbuhnya ilmu-ilmu baru dengan produk informasi. Dalam melakukan tugas ini
pustakawan memerlukan alat bantu yaitu catalog penerbit, majalah timbangan
buku, tinjauan buku yang dimuat dalam harian atau majalah, dan daftar
penerimaan buku baru.
Mengapa
sih harus diseleksi dalam pemilihan buku? Tentu hal ini juga menyangkut
kebutuhan-kebutuhan yang di inginkan user dan juga untuk meningkatkan kuantitas
dan kualitas koleksi.misal kuantitas mencakup banyaknya judul dan eksemplar
koleksi yang ada di sebuh perpustakaan, sedangkan kualitas yaitu menyangkut
tingkat baik buruknya sebuah koleksi ditinjau dari segi fisik, isi, kesesuian
dengan kebutuhan pengguna.
Prinsif
dasar dalam pemilihan koleksi
a.
memilih
koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan.
Artinya bahan yang ada diperpustakan
merupakan banhan yang banyak diperlukan
oleh pengguna
b.
Memilih
buku yang berkualitas
Buku yang dikoleksi hendaknya buku
yang berkualitas tinggi. Kualitas buku dapat dipertimbangkan melalui isi buku,
keahlian pengarang, reputasi penerbit, cara penyajian, edisi, susunan,
ilustrasi dan fisik buku.
c.
Tidak
memandang suku, ras, agama, profisi, aliran politik, perdagangan, tingkat
pendidikan. Artinya pemilihan koleksi tidak dipengaruhi itu
d.
Sesuai
dengan dana yang ada. Ini juga penting bagi kita untuk memilih buku yang
dibutuhkan user dengan dana yang ada.[4]
Pemilihan koleksi juga dapat dilakukan melalui prinsif ini,
misalkan perpustakaan sekolah:
a.
Pemilihan
koleksi perpustakaan sekolah disesuaikan dengan kebutuhan kurikulum yang
berlaku di sekolah
b.
Disesuaikan
dengan system pendidikan secara nasional
c.
Disesuaikan
dengan daerah tempat perpustakaan berada
d.
Disesuaikan
dengan tingkat kemampuan membaca siswa sekolah
e.
Disesuaikan
dengan system perpustakaan nasional
f.
Disesuaikan
dengan dana yang tersedia.[5]
2. Pengecekan bibliografi
Pengecekan
bibliografi maksudnya kartu pilihan diverifikasi dengan cara mencocokkan isi
kartu dengan file catalog, file pesanan, dan file desiderata.
3.
Pemesanan.
Ini
dilakukan dimulai menerima kartu pilihan dari prosedur pemilihan. Kartu
tersebut dibagi dalam dua kelompok dengan dana yang tersedia. Pertama yang
mendapat prioritas untuk dipesan diketik kedalam bentuk daftar dan dipesan.
Kedua file dalam file desiderata.
4. Penerimaan dan pengajuan tuntutan
Ketika
bahan diterima maka sebaiknya pustakawan memeriksa dengan cara menyesuaikan
bahan yang diterima dengan yang diajukan. Jika terjadi kiriman tidak sesuai
dengan apa yang diajukan maka kita diperbolehkan mengajukan tuntutan. Karena
itu menjadi hak perpustakaan dalam pengembangan yang dibutuhkannya.
D.
Penjelasan
pengadaan
ada
bebepa penjelasan mengenai metode atau cara pengadaan koleksi menurut beberapa
ahli,yaitu:
1.
Menurut
Herlina di dalam buku “ ilmu
perpustakaan dan informasi”
a. pembelian
b. pertukaran
c. hadiah
d. keanggotaan organisasi.[6]
2.
Menurut
Suherman “ perpustakaan sebagai jantung sekolah”
a. pembelian
b. tukar-menukar
c. hadiah( sumbangan)
d. fotokopi
e. kliping
f. publikasi.[7]
Namun walaupun ada yang paling penting adalah bagaimana cara
kita melaksanakannya di dalam sebuah perpustakaan.
a. Pembeliaan ( dapat dilakukan
langsung ke penerbit atau took buku)
Memang yang paling banyak dilakukan
oleh perpustakaan dalam pengadaan koleksi adalah membeli, biasanya dengan cara
ini dapat dilakukan dengan pemilihan koleksi yang sesuai kebutuhan pengguna dan
dana yang tersedia. Namun sebelum membeli buku, judul buku perlu diperiksa
kembali agar kita dapat mengetahui buku tersebut sudah dimiliki perpustakaan
atau dalam pemesanan.
b. Tukar-menukar
Perolehan koleksi perpustakaan dapat
dilakukan dengan cara tukar menukar yaitu dengan cara menukar koleksi dengan
perpustakaan lain atau instansi lain.
c. Hadiah
Koleksi hadiah yang yang diberikan
untuk suatu perpustakaan misalnya dari penerbit buku. Bisa juga dengan cara kita
mengaju permintaan.
d. Fotokopi
Penambahan koleksi melalui in
biasanya dilakukan apabila kita membutuhkan publikasi yang tidak ada lagi pada
penerbit atau habis dari persediaan dan tidak dicetak lagi, maka hanya dengan
fotokopi koleksi didapatkan.
e. Kliping
Pembuatan kliping juga dapat
menambah bahan pustaka, misal dengan cara menggunting artikel, berita, dll.
Yang dapat membantu menjadi koleksi alternative.
f. Publikasi
Yaitu pembuatan literature sekunder,
artinya di dalam sumber sekunder ini memuat informasi mengenai literature
primer.
g. Keanggotaan organisasi lain
Cara ini yaitu dilakukan dengan
menjadi keanggotaan organisasi, biasanya organisasi ataupun asosiasi
menerbitkan buku atau majalah. Dengan ikut serta kita sebagai keanggotaan
organisasi perpustakaan akan dapat buku secara cuma-cuma.
E. Penyiangan
Kebijakan khusus perlu dilakukan untuk menjaga keseimbangan
antara tempat, koleksi yang selalu bertambah denagn koleksi yang dibutuhkan
oleh pengguna. Kebijakan tersebut diwujudkan melalui kegiatan penyiangan.
Penyiangan merupakan pemindahan koleksi dari koleksi aktif perpustakaan denagn
tujuan menyingkirkan atau mengirim ke tempat penyimpangan. Koleksi yang jarang
digunakan dapat dikirim ke tempat penyimpanan sehingga dapat mengurangi masalah
tempat dan membuat pelayanan koleksi menjadi mudah. Pengguna lebih mudah
menemukan bahan pustaka yang up to date dan menarik. Koleksi perpustakaan
disaingi karean faktor isi yang sudah tidak menarik atau kuno, kondisi fisik
yang secara umum tidak sempurna, misalnya sobek, dicoret-coret. Selain itu pola
pemakaian koleksi yang kecil frekuensinya atau menurun dapat dijadikan alasan
mengapa subuah koleksi disiangi. Atau bisa juga kombinasi dari ketiga faktor
tersebut menjadi alasan penyiangan koleksi.
Tujuan
dari dari penyiangan untuk membasmi buku yang tidak terpakai lagi. Bisa dengan
mengberikan kepada perpustakaan yang lain yang koleksinya belum memadai atau
masih kurang. Sehingga mempermudah penulusuran buku yang sering dipakai.
Penyiangan
ini juga dilakukan agar koleksi yang baru dapat diletakan di tempat yang mudah
di temukan use sedangkan yang koleksi lama atau yang jarang di cari use kita
taru di ruang tertentu atau kita kasi ke perpustakaan yang masi banyak
membutuhkan koleksi tersebut.
DAFTAR PUSTAKA
Herlina,
Ilmu Perpustakaan Dan Informasi. Palembang : Iain Raden Fatah Press.2006
Sulistyo-basuki. Pengantar Ilmu
Perpustakaan, Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. 1991
Sulistyo-Basuki.
Tehnik Dan Jasa Dokumentasi, Jakarta : gramedia pustaka utama, 1992
Bapedal, Ibrohim. Pengelolaan
Perpustakaan Sekolah, Jakarta: Bumi Aksara, 2001
Rahayuningsih.
F, Pengelolaan Perpustakaan, Yogyakarta : Graha Ilmu, 2007
Yusuf. M. Pawit. Pedoman
Penyelenggara Perpustakaan Sekolah, Jakarta : Kencana Grenada Media Group,
2010
Yusuf.
M. Pawit. Pedoman Mencari Sumber Informasi, Bandung : Remaja RK Karya
CV.1988
Suherman. Perpustakaan Sebagai
Jantung Sekolah, bandung : MQS PUBLISHING. 2009
[1]
Sulistyo-basuki. Teknik dan jasa
dokumentasi ( gramedia pustaka utama.1992) hlm.215-216
[2]
Sulistyo-basuki. Pengantar ilmu
perpustakaan ( gramedia pustaka utama. 1991) hlm.214 dan Herlina. Ilmu
perpustakaan dan informasi( IAIN Raden Fatah Press.2006) hlm.44
[3]
Bafedal, ibrohim. Pengelolaan
perpustakaan sekolah,( bumi aksara:2001), hlm32-36
[4]
Rahayuningsih. F. pengelolan perpustakaan, ( graham ilmu.2007) hlm.14-15
[5]
Yusuf. m. pawit, pedoman penyelenggaraan perpustakaan sekolah ( kencana prenada
media group:2010) hlm.26
[6]
Herlina. Ilmu Perpustakaan Dan Informasi ( IAIN Raden Fatah Press.2006) hlm.51
[7]
Suherman. Perpustakaan Sebagai Jantung
Sekolah, ( MQS PUBLISHING.2009) hlm.81-83
0 komentar:
Posting Komentar