RUANG LINGKUP PERPUSTAKAAN SEKOLAH

MAKALAH

RUANG LINGKUP PERPUSTAKAAN SEKOLAH

DISUSUN OLEH

MUKARROMAH

KELAS : 13-PUS-B

DOSEN PEMBIMBING: NIRMALA, Dra.

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI

RADEN FATAH PALEMBANG

KATA PENGANTAR

Perpustakaan merupakan tempat menyimpan, memanfaatkan, melayankan, menyebarkan dan melestarikan khasanah hasil pemikiran manusia yang terekam  dalam bentuk printed materials dan non printed materials atau dalam bentuk elektronik. Hasil pikiran manusia yang terekam dalam printed materials misalnya: buku, periodikal, publikasi pemerintah, grey literatures, fiksi, prosiding, personal papers, hasil-hasil penelitian, printed music, dll. Buku, walau diangggap media rekam pemikiran manusia yang sudah konvensional, namun keberadaannya masih sangat diminati. Buku merupakan salahsatu alat bantu manusia untuk belajar, sejak saat mulai belajar membaca, memasuki bangku sekolah hingga dunia kerja dan kehidupan berkeluarga dan bermasyaakat, bahkan sebagai media dalam membantu mencipta ilmu-ilmu kelanjutannya. Sedangkan non printed materials, misalnya: CD, kaset, films, film strips, slides, transparancies, microfilms, flat fictures: photographs, illustrations, posters, etc., video recordings, audio recordings, globes, maps (raised relief), working models, art originals, charts, diorama, kits, realia, models, dll. Baik printed materials maupun non printed materials harus dikelola dengan sebaiknya guna membantu memenuhi tujuan intansi induk/payung.

Perpustakaan masih relevan jika diindentikan dengan buku, sedangkan buku dikaitkan dengan kegiatan belajar-mengajar. Maka perpustakaan pun, termasuk perpustakaan sekola,  selalu dikaitkan dengan kegiatan pembelajaran. Kegiatan pembelajaran terbagi atas kegiatan belajar di dalam lingkungan sekolah dan di luar lingkungan sekolah.

Perpustakaan merupakan standar sarana minimal pelayanan sekolah (Penjelasan  Undang-undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional Pasal 35 Ayat (1). Sebagai sarana pelayanan minimal sekolah, perpustakaan dapat diarahkan pada kegiatan belajar di dalam maupun di luar lingkungan sekolah. Agar perpustakaan dapat didayagunakan secara maksimal sesuai dengan tujuan dan fungsi perpustakaan sekolah, maka diperlukan manajemen perpustakaan sekolah yang memadai.

BEBERAPA DEFINISI PERPUSTAKAAN

Berikut defisini tentang perpustakaan:

      Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 Tentang: Perpustakaan: Perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka

      Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 132/KEP/M/PAN/12/2002 sebuah unit kerja yang memiliki sumber daya manusia, ruangan khusus dan koleksi bahan pustakan sekurang-kurangnya terdiri dari 1.000 judul dari bebagai disiplin ilmu yang sesuai dengan jenis perpustakaan yang bersangkutan dan dikelola menurut sistem tertentu.

      Oxford Advanced Learner’s Dictionary Of Current English, 1984: room or building for a collection of books kept three for reading.

      Departemen Pendidikan dan Kebuadayaan. Kamus Umum Bahasa Indonesia (1988): perpustakaan diartikan sebagai kumpulan buku-buku (bahan bacaan, dsb.).

      Webster’s Ninth New Collegiate Dictionary, (1990): a place in which literary, musical, artistic, or reference materials (books, manuscripts, recordings, or films) are kept for use but not for sale.

      Kamus Istilah Perpustakaan dan Dokumentasi, (1992): tempat, gedung, atau ruangan yang disediakan untuk pemeliharaan dan penggunaan koleksi buku dan sebagainya.

      Sulistyo Basuki dalam Pengantar Ilmu Perpustakaan, (1993: 3): Perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, atau gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata dan susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual

      Sutarno NS. Perpustakaan dan Masyarakat (2003: 7): Perpustakaan adalah suatu ruangan, bagian dari gedung/bangunan, atau gedung itu sendiri, yang berisi buku-buku koleksi, yang disusun dan diatur sedemekian rupa sehingga mudah dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan untuk pembaca.”

      Muljani A. Nurhadi dalam Sejarah perpustakaan dan perkembangannya di Indonesia (1983: 4): Perpustakaan adalah suatu unit kerja yang berupa tempat mengumpulkan, menyimpan dan memelihara koleksi bahan pustaka yang dikelola dan diatur secara sistematis dengan cara tertentu, untuk digunakan secara kontinu oleh pemakainya sebagai sumber informasi.

      Soetminah. Perpustakaan, Kepustakawanan dan Pustakawan (1992: 32): Perpustakaan adalah lembaga yang menghimpun pustaka dan menyediakan sarana bagi orang untuk memanfaatkan koleksi pustaka tersebut.

PENGERTIAN PERPUSTAKAAN SEKOLAH

Menurut SNI (Standar Nasional  Indonesia) Perpustakaan Sekolah 7329:2009: “Perpustakaan sekolah adalah perpustakaan yang berada pada satuan pendidikan formal di lingkungan pendidikan dasar dan menengah yang merupakan bagian integral dari kegiatan sekolah yang bersangkutan, dan merupakan pusat sumber belajar untuk mendukung tercapainya tujuan pendidikan sekolah yang bersangkutan.”

Jadi, perpustakaan sekolah merupakan perpustakaan yang diselenggarakan oleh sebuah sekolah dan dikelola sepenuhnya oleh sekolah yang bersangkutan guna mendukung terlaksananya dan tercapainya tujuan sekolah dan tujuan pendidikan pada umumnya.

TUJUAN PERPUSTAKAAN SEKOLAH

Secara spesifik, tujuan perpustakaan sekolah tertuang dalam SNI Perpustakaan Sekolah 7329-2009, yaitu bertujuan ”menyediakan pusat sumber belajar sehingga dapat membantu pengembangan dan peningkatan minat baca, literasi informasi, bakat serta kemampuan peserta didik.”

FUNGSI PERPUSTAKAAN SEKOLAH

Sebagai pendukung  proses pembelajaran, perpustakaan sekolah memiliki fungsi sebagai berikut:

1.      Fungsi pendidikan, perpustakaan menyediakan bahan pustaka yang sesuai dengan kurikulum dan diharapkan mampu membangkitkan minat baca para peserta didik, mengembangkan daya ekspresi, mengembangkan kecakapan berbahasa, mengembangkan daya pikir yang rasional dan kritis, serta mampu membimbing dan membina para peserta didik dalam hal cara menggunakan dan memelihara bahan pustaka dengan baik;

2.      Fungsi informasi, perpustakaan menyediakan bahan pustaka yang memuat informasi berbagai cabang ilmu pengetahuan yang bermutu dan up to date yang disusun secara teratur dan sistematis, sehingga dapat memudahkan para petugas dan pemustaka dalam mencari informasi yang diperlukannya;

3.      Fungsi penelitian, perpustakaan menyediakan bahan pustaka yang dapat dijadikan sebagai sumber/obyek penelitian sederhana dalam berbagai bidang studi;

4.      Fungsi pelestarian, perpustakaan merawat bahan pustaka, baik secara fisik maupun informasi yang terkandung di dalamnya melalui konservasi (perlindungan, pengawetan) dan preservasi (pemeliharaan, penjagaan, dan pengawetan). Pemeliharaan bahan pustaka tidak ditujukan pada bahan pustaka yang sudah tua dan rusak saja, tetapi juga pada bahan pustaka yang baru.

5.      Fungsi rekreasi, perpustakaan, di samping menyediakan bahan pustaka pengetahuan, juga perlu menyediakan bahan pustaka yang bersifat rekreatif (hiburan) yang bermutu dan mendidik, sehingga dapat digunakan para pemustaka untuk mengisi waktu luang, baik oleh peserta didik maupun oleh para pendidik;

6.      Fungsi administrasi, perpustakaan harus mengerjakan pencatatan, penyelesaian dan pemrosesan bahan-bahan pustaka serta menyelenggarakan sirkulasi yang praktis, efektif, efisien dan akurat.

MANAJEMEN PERPUSTAKAAN SEKOLAH

Ada yang beranggapan bahwa, mengelola perpustakaan perpustakaan sekolah sekedar kegiatan menata buku-buku/koleksi/bahan pustaka di rak. Anggapan demikian sangatlah keliru, karena menata koleksi hanya sebagian kecil dari pelaksanaan kegiatan manajemen perpustakaan sekolah.  Kegiatan manajemen merupakan kegiatan yang mencerminkan adanya sebuah sistem yang kait-mengkait. baik internal maupun eksternal, yang terdiri dari beberapa aspek atau faktor penentu dan pendukungnya.

Manajemen berasal dari kata bahasa Inggris “management” dengan kata kerja to manage yang secara umum berarti mengurusi, memimpin, mengelola. Kata “manajemen” mengandung makna memimpin dan kepemimpinan. Oleh karenanya, manajemen perpustakaan sekolah mengandung makna “memimpin perpustakaan sekolah dan “kepemimpinan perpustakaan sekolah”

Manajemen pada hakekatnya  merupakan suatu kegiatan memimpin dan kepemimpinan untuk mencapai tujuan organisasi melalui kegiatan/menggerakkan orang-orang lain. Oleh karena itu, secara lebih terperinci dapat dinyatakan, bahwa inti manajemen umum terdiri atas:

1.      Planning, menentukan sasaran yang ingin dicapai, tindakan yang harus dilakukan, bentuk organisasi dan personil. Perencanaan tersebut menyangkut keputusan tentang apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukan, kapan melakukan dan siapa yang akan melakukannya;

2.      Organizing, penetapan struktur peran melalui penentuan aktifitas yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan, pengelompokan aktifitas, penugasan pada kelompok, pendelegasian wewenang, koordinasi dan informasi dalam organisasi;

3.      Staffing, pengisian jabatan dalam organisasi dengan cara mengidentifikasikan kebutuhan tenaga, merekrut, memilih, menempatkan, promosi, menilai, memberi imbalan dan melatih karyawan;

4.      Leading,  mampu menjadi panutan/contoh, berada di depan;

5.      Directing/commending, memimpin dan mengawasi orang-orang bawahan atau sub unit kerjanya;

6.      Deligating, mampu memberikan seluruh atau sebagian wewenang, tanggungjawab atau tugas kepada bawahan;

7.      Promoting, mampu mepromosikan perpustakaan secara terus menerus, berkesinambungan dan memperbaikinya;

8.      Motivating, mampu memberikan motivasi bawahan untuk bekerja secara cepat, tepat, akurat, dan meningkat sesuai dengan aturan yang berlaku tanpa harus merasa terpaksa;

9.      Controlling, upaya sistematis untuk menetapkan standar capaian pada sasaran perencanaan, merancang sistem umpan balik informasi, membandingkan capaian sesungguhnya dengan capaian standar, menentukan dan mengukur penyimpangan dan memperbaikinya;

10.  Punishing, keterampilan memberikan rewards bagi yang berprestasi and punishment bagi yang menyimpang dari aturan.

Di lingkup yang lebih luas dari perpustakaan sekolah, lingkup sekolah, manajemen lebih memusatkan perhatian kepada upaya menggerakkan dan memberdayakan sumberdaya manusia (human resources empowering and motivating), dan sumber  daya yang lain, seperti administrasi yang memfokuskan pada pelaksanaan aspek-aspek substantif, seperti: kurikulum, perlengkapan, keuangan sekolah, kesiswaan dan aktivitas rutin lain.

Llingkup yang lebih kecil, perpustakaan sekolah, Kepala Perpustakaan Sekolah berperan sebagai manager, harus memiliki kualifikasi yang ditentukan dalam SNI Perpustakaan Sekolah 7329:2009: “Kualifikasi kepala perpustakaan adalah tenaga perpustakaan sekolah atau tenaga kependidikan dengan pendidikan minimal diploma dua di bidang ilmu perpustakaan dan informasi atau diploma dua bidang lain yang sudah memperoleh sertifikat pendidikan di bidang ilmu perpustakan dan informasi dari lembaga pendidikan yang terakreditasi”. Kompetensi tambahan yang perlu dimiliki oleh Kepala Perpustakaan Sekolah sebagai berikut (Widiasa yang dikutip dari Charles Hoy, dkk (dalam Syarifuddin, 2002):

1.      Visi, yaitu:

a.       kemampuan mengajukan tujuan dan sasaran sesuai keinginan bagi sekolah,

b.      kemampuan untuk melaksanakan kebutuhan sementara dalam situasi tertentu,

c.       kemampuan memprediksi kebutuhan sesuai tugas,

d.      menghasilkan keaslian, mengungkapkan imajinasi untuk mengidentifikasi tugas, dan

e.       kemampuan mendemonstrasikan suatu kesadaran. tentang dimensi nilai dan kesiapan terhadap tantang.

2.      Keterampilan perencanaan, yaitu:

a.       kemampuan merencanakan pencapaian target,

b.      kemampuan menilai urutan alternatif strategis sebelum pelaksanaan. suatu rencana,

c.       kemampuan menyadari jadwal. yang sesuai,

d.      kemampuan menentukan rioritas,

e.       kemampuan menganalisis elemen penting, dan

f.       kemampuan mengembangkan secara, detail dan urutan logis rencana untuk mencapai sasaran.

3.      Berpikir kritis, yaitu:

a.       kemampuan. berpikir analitis dan kritis,

b.      kernampuan menerapkan konsep dan prinsip, dan

c.       kernampuan membedakan berpilar rutin dan berpikir analitis.

4.      Keterampilan kepernimpinan, yaitu:

a.       kemampuan mengarahkan. tindakan dan semua orang menuju sasaran. yang disepakati,

b.      menstruktur interaksi untuk meqjangkau tqjuan,

c.       mernimpin penyebaran secara efektif semua sumbernya,

d.      keinginan menedma tanggung jawab untuk tindakan secara. bersama dan untuk mencapai tujuan, dan.

e.       kemampuan bertindak secara. meyakinkan dalam situasi yang sesuai.

5.      Keteguhan hati, yaitu:

a.       kesiapan. membuat suatu urutan strategi untuk mencapai solusi masalah,

b.      kemampuan untuk mendemonstrasikan suatu. komitmen terhadap tugas, dan

c.       kemampuan untuk mengenali kapan iklim yang diperlukan memberikan respons yang fleksibel.

6.      Keterampilan mempengaruhi, yaitu:

a.       kemampuan untuk memberikan pengaruh atas yang lain dengan tindakan atau keteladanan,

b.      kemampuan untuk memperoleh keterlibatan yang lain dalam proses manajemen,

c.       membujuk staf untuk menyeirubangkan kebutuhan individual dan keperluan organisasi, dan

d.      membujuk personel untuk memperhatikan keluasan berbagai pilihan.

7.      Keterampilan hubungan interpersonal, yaitu:

a.       kernampuan membangun. Dan memelihara hubungan positif,

b.      kemampuan merasakan. kebutuhan, perhatian dan. keadaan. pribadi dari orang lain,

c.       kernampuan mengenali dan menyelesaikan konflik,

d.      kernarnpuan menggunakan keterampilan dan mendengarkan secara. efektif,

e.       kemarnpuan memberitahukan, menginterprestasi dan merespon perilaku nonverbal,

f.       kemampuan menggunakan secara efektif urutan komunikasi lisan dan tulisan, dan

g.      kemampuan memberikan umpan balik yang sesuai dalam suasana yang sensitif (peka).

8.      Percaya diri, yaitu:

a.       kemampuan untuk merasa yakin akan potensi pribadi dan penilaian,

b.      kemampuan mendernonstrasikan perilaku. tegas tanpa menggerakkan permusuhan,

c.       kernampuan menyusun dan. menerima. umpan balik dari kineija seseorang dan gaya manajemen,

d.      kemampuan menyampalkan tantangan kepada. yang lain agar menata. sikap percaya din mereka, dan

e.       kemampuan menyampaikan urnpan balik untuk engembangkan percaya diri.

9.      Pengembangan, yaitu:

a.       kemampuan untuk secara. aktif menemukan cara mengembangkan. pengetahuan pribadi,

b.      kemampuan mendemonstrasikan suatu pengertian mengenai bentuk pembelajaran diri dan yang lain,

c.       kemampuan secara. aktif menatap peluang untuk menangani pertumbuhan dalam diri dan yang lain,

d.      kemampuan untuk mernasuki pengembangan kebutuhan,

e.       kemampuan melakukan rancangan, melaksanakan, dan mengevaluasi program pengembangan, dan

f.       kemampuan untuk mengimplementasikan iklim yang kondusif dan positif untuk pertumbuhan dan pengembangan organisasi.

10.  Empati, yaitu:

a.       kemampuan mengungkapkan kesadaran tentang kebutuhan kelompok dan kebutuhan seorang anggota,

b.      kernampuan mendengarkan dan berkomunikasi dalam suasana yang konstruktif, dan

c.       kernampuan menyatakan hal yang sensitif untuk mempengaruhi keputusan bagi yang lain.

11.  Toleransi terhadap stres, yaitu:

a.       kemampuan menyatakan perilaku yang sesuai dalam keadaan stres,

b.      kemampuan mendemonstrasikan ketabahan/ulet dalam situasi tekanan,

c.       kemampuan menyisakan secara efektif suatu tingkat pekedaan,

d.      kemampuan memehhara keseimbangan antara beberapa prioritas, dan

e.       kernampuan memperhitungkan tingkatan dari stres orang lain.

Menurut Wijoyo, mengelola perpustakaan sekolah tidaklah semudah yang dibayangkan orang pada umumnya. Dalam mengelola perpustakaan sekolah terdapat pernik-pernik permasalahan. Atau tidak berlebihan sekiranya disebut dengan segudang kompleksitas, baik karena faktor internal maupun faktor eksternal. Berikut ini rangkuman fokus manajemen perpustakaan:

1.    Manajemen Organisasi dan Administrasi

Organisasi dan administrasi memegang peranan strategis dalam membawa perpustakaan ke depan. Dengan administrasi yang baik akan nampak keteraturan, kekonsistenan, dan terdokumentasi serta diharapkan ada tindaklanjut dan peningkatan kinerja. Sementara itu, hal-hal utama dalam organisasi mencakup:

a.       Re-organisasi. Organisasi perpustakaan bukan organisasi yang statis, melainkan organisasi yang berkembang sesuai dengan kebutuhan. Restrukturisasi organisasi perpustakaan sangat diperlukan, manakala ada faktor internal dan eksternal perpustakaan yang mempengaruhinya. Perubahan karena faktor internal ini, misalnya apabila terjadi pengembangan layanan baru di perpustakaan. Perubahan organisasi karena faktor eksternal, misalnya: adanya perkembangan teknologi di luar perpustakaan yang memaksa perpustakaan untuk mengikutinya. Menurut SNI Perpustakaan Sekolah 7329:2009, organisasi perpustakaan dalam struktur organisasi sekolah (makro) adalah sebagai berikut:

Lebih lanjut, struktur organisasi perpustakaan sekolah (mikro) sebagai berikut:

b.      Pengembangan peran unit kerja. Unit-unit kerja di perpustakaan perlu didorong untuk mengembangkan peranannya. Bisa jadi di perpustakaan perlu mengembangkan perannya sebagai unit usaha yang intinya untuk menggali dana di luar anggaran yang ada.

c.       Memperluas kerjasama. Kebutuhan informasi oleh pengguna belum sepenuhnya tercukupi oleh perpustakaan yang disebabkan oleh sumberdaya manusia, keterbatasan infrastruktur yang ada, dan dana yang belum memadai untuk berdaya-gunanya perpustakaan. Oleh karena itu, keterbatasan ini menjadi salahsatu alasan perlunya kerjasama antar perpustakaan. Salahsatu bentuk kerjasama perpustakaan adalah pemanfaatan koleksi secara bersama (resource sharing) yang didahului dengan membentuk jaringan kerjasama perpustakaan (library networking) antara dua perpustakaan atau lebih, baik dalam dan luar negeri. Perpustakaan juga harus secara aktif bermitra dengan fakultas/program studi dari berbagai tingkat dan keahlian agar dapat memberikan dukungan layanan pendidikan.

d.      Sogan. Untuk menggugah, menyemangati, dan rasa memiliki dan kepedulian  pustakawan dan pemustakanya, perlu dipertimbangkan untuk menetapkan slogan perpustakaan. Berikut contoh slogan perpustakaan:

• Be the best with your library,
• Get more out of class in your library,
•  Perpustakaan adalah jendela dunia,

2.    Manajemen Staf

Staf merupakan salahsatu modal utama perpustakaan. Sebagai modal utama, staf harus dikelola agar tetap produktif, karena staf memegang kunci berhasil tidaknya sasaran mutu perpustakaan. Staf dengan loyalitas dan dedikasi tinggi, memiliki pengalaman dan kompeten di bidangnya merupakan aset utama dan salahsatu faktor penunjang keberhasilan perpustakaan dalam mencapai visi dan menjalankan misinya. Oleh karenanya yang perlu diperhatikan antara lain:

a.       Kejelasan deskripsi pekerjaan (job description), the right man in the right place, pemberdayaan SDM, dan team work, hubungan kerja inter dan antar unit di perpustakaan.

b.      Pemberian motivasi. Menurut Ahmad Sudrajat, motivasi dapat diartikan sebagai kekuatan (energi) seseorang yang dapat menimbulkan tingkat persistensi dan entusiasmenya dalam melaksanakan suatu kegiatan, baik yang bersumber dari dalam diri individu itu sendiri (motivasi intrinsik) maupun dari luar individu (motivasi ekstrinsik). Jadi motivasi merupakan suatu daya gerak (kekuatan) yang timbul dari dalam diri seseorang untuk melaksanakan suatu pekerjaan atau mencapai tujuan tertentu. Seseorang yang memiliki motivasi berarti ia telah memiliki modal kekuatan untuk memperoleh kesuksesan dalam suatu pekerjaan.

c.       Pengembangan pengetahuan, kemampuan dan keterampilan. Perlu juga penanaman pengertian kepada seluruh staf/pustakawan bahwa,  pengetahuan, keterampilan, kemampuan, harus selalu di-update guna memberikan pelayanan yang sebaik mungkin. Perlu menanamkan filosifi kepada seluruf staf tentang belajar sepanjang hayat adalah perlu dan harus, terlebih belajar teknologi informasi, karena pengguna yang dilayani adalah generasi yang tumbuh dengan teknologi. Tidak hanya berhenti di sini saja, pustakawan harus memerankan dirinya sebagai: agents of change, knowledge managers, dan entrepreneurial thinkers.

d.      Peningkatan karier dan kesejahteraan. Tidak dipungkiri bahwa, staf akan dapat bekerja dan berprestasi  dengan sunguh-sungguh apabila terpenuhi kesejahteraannya. Begitu juga dengan staf yang telah berprestasi dengan baik perlu pengakuan dan reward. Oleh karena itu, manajemen perpustakaan perlu memikirkan program kesejahteraan staf, misalnya: peningkatan karier ke jenjang yang lebih tinggi, tunjangan, fasilitas dan pelayanan gratis. Dengan program ini diharapkan dapat memberi kepuasan kepada staf yang berdampak pada tumbuhnya semangat kerja secara optimal sehingga terjadi peningkatan produktivitas kerja.

3.    Manajemen Koleksi

Salahsatu dari sekian unsur perpustakaan adalah  koleksi/bahan pustaka. Koleksi/bahan pustaka menjadi salahsatu unsur yang sangat penting dan sangat menentukan eksistensi perpustakaan di tengah masyarakatnya. Koleksi/bahan pustaka akan mampu menarik perhatian masyarakat untuk memanfaatkannya apabila koleksi/bahan pustaka tersebut berkualitas, sesuai kebutuhan dan tersedianya sarana akses terhadap koleksi/bahan pustaka tersebut.

Koleksi/bahan pustaka merupakan inti dan jiwa perpustakaan dalam mengemban tugasnya sebagai penyedia jasa informasi. Namun perlu diingat bahwa, kekuatan koleksi cetak sekarang bukanlah sesuatu yang boleh dikatakan wah, karena koleksi/bahan pustaka cetak akan mempersempit gedung perpustakaan yang ada. Oleh karena itu, bisa jadi koleksi/bahan pustaka cetak lambat-laun akan tergantikan atau disandingkan oleh koleksi digital.

Koleksi/bahan pustaka yang baik tentunya koleksi yang sesuai dengan kebutuhan masyarakat pemakainya, penyediaan koleksi/bahan pustaka akan menjadi baik apabila dilakukan dengan pengadaan yang baik pula dengan melibatkan beberapa unsur yang terkait dan melaluii pengorganisasian yang baik pula. Salahsatu pengorganisasian koleksi/bahan pustaka adalah penyajian. Koleksi/bahan pustaka yang tersaji, setelah melalui pengolahan, harus disediakan alat aksesnya untuk memberi kesempatan pengguna mengakses koleksi/bahan pustaka tersebut.

Di samping, perlu dilakukan pemeliharaan terhadap koleksi, baik secara fisik maupun informasii yang terkandung di dalamnya. Pemeliharaan koleksi, yang salahsatu usahanya adalah konservasi,  tidak saja ditujukan pada koleksi yang sudah tua dan rusak saja, tetapi juga pada koleksi yang baru. Berikut prinsip-prinsip konservasi yang dikutip oleh Purwono dalam Buku Materi Pokok: Dasar-dasar Dokumentasi (2009) dari Code of Ethics and Guideline for conservation Pratice (1986):

1)      Preservation of deterioration: tindakan untuk melindungi benda budaya termasuk bahan pustaka dengan mengendalikan kondisi lingkungan, melindungi dari faktor perusak lainnya, termasuk salah penanganan.

2)      Preservation: penanganan yang berhubungan langsung dengan benda. Kerusakan oleh udara lembab, faktor kimiawi, serangga, mikroorganisme harus dihentikan termasuk untuk mencegah kerusakan lebih lanjut.

3)      Consulidation: memperkuat benda yang sudah rapuh dengan jalan memberi perekat atau bahan penguat.

4)      Restoration: memperbaiki koleksi yang telah rusak dengan jalan menambal, menyambung, memperbaiki jilidan yang rusak dan mengganti bagian yang hilang bentuknya mendekati keadaan semula.

5)      Reproduction: membuat ganda dari benda asli, termasuk membuat mikrofilm, mikrofis, foto repro, fotokopi.

4.    Manajemen Fasilitas

Pengelolaan fasilitas/peralatan perpustakaan meliputi: perencanaan, pengadaan, perbaikan dan pemeliharaan fasilitas. Di dalam perencanaan meliputi perencanaan jangka pendek dan jangka panjang untuk pengelolaan dan pemeliharaan fasilitas/peralatan yang dimiliki oleh perpustakaan. Dimungkinkan perpustakaan PT membentuk devisi pengelolaan fasilitas/peralatan yang bertanggungjawab kepada kepala/manajer perpustakaan.

Untuk fasilitas/peralatan perpustakaan yang ada dan masih memiliki nilai layak pakai perlu dilakukan perawatan secara periodik guna memastikan kenyamanan bila dipakai.

Desain ulang perabot dan gedung/ruang perlu dilakukan untuk memenuhi gaya belajar mahasiswa masa kini. Perpustakaan harus memikirkan untuk memfasilitasi masyarakat penggunanya dengan berbagai ruang untuk konsultasi, kolaborasi, dan instruksi guna mendorong kebutuhan belajar yang bervariasi. Tren desain gedung/ruang perpustakaan saat ini memiliki nilai-nilai arsitistik, bisa jadi ruang seperti bar, rumah-makan cepat saji, atau ruang-ruang pertemuan di hotel. Hal ini dimaksudkan agar perpustakaan menjadi tempat yang nyaman untuk bekerja dan belajar, serta memberikan kemudahan akses.

5.    Manajemen Sistem Perpustakaan (TI)

Keberadaan teknologi informasi (TI) perpustakaan adalah keharusan. Dengan TI akan dapat menjadi salahsatu tolok ukur bahwa, perpustakaan itu berkembang dan mengikuti kemajuan jamannya. Pengelolaan TI lebih fokus pada:

a.       TI yang terintergrasi. Teknologi informasi yang terintegrasi menjadi tumpuan dalam pengelolaan perpustakaan sekaligus memberikan nilai prestise - tidak hanya perpustakaan, tetapi bagi institusi induknya - dan memberikan kemudahan dan kecepatan pemenuhan informasi. Integrasi otomasi perpustakaan, administrasi akademik dan Pangkalan Data Sekolah merupakan salahsatu contoh  dari penerapan teknologi yang terintegrasi.

b.      TI yang terbarukan. Perangkat lunak dan keras perlu diperbarui dan divariasikan sesuai dengan perkembangan TI dan tuntutan kebutuhan.

6.    Manajemen Layanan

Mutu layanan perlu secara terus menerus ditingkatkan. Prinsip pelayanan adalah mengutamakan masyarakat yang dilayani. Dengan menerapkan prinsip tersebut akan mengubah sikap staf terhadap masyarakat yang dilayaninya. Dengan perubahan sikap staf, tentunya akan meningkatkan citra terhadap perpustakaan dan stafnya. Oleh karenanya, perpustakaan harus:

a.       Menetapkan kebijakan, prosedur dan pelaksanaannya. Perpustakaan perlu memiliki peraturan baku tentang layanan. Rekonstruksi peraturan perpustakaan perlu dilakukan dan seyogyanya melibatkan seluruh pengelola perpustakaan.

b.      Mengkaji lingkungan. Pengkajian lingkungan, terutama terhadap pemustaka, untuk memastikan apa yang diharapkan dan dibutuhkan dari perpustakaan. Dengan demikian akan terjadi kesamaan persepsi antara pengelola perpustakaan dan masyarakat penggunanya. 

c.       Memperluas layanan dengan penyediakan  makerspaces (penyediaan ruang, mesin dan perangkat lunak di mana pengunjung perpustakaan dapat membuat sesuatu) di perpustakaan, jika perlu mengembangkan mobile reference service.

d.      Promosi dan pemasaran. Promosi dan pemasaran perlu diprogramkan dan diimplementasikan guna memperikan informasi pada yang sudah, sedang dan akan dilakukan serta apa yang ada di perpustakaan.

7.    Manajemen Anggaran

Perpustakaan manapun tidak lepas dari anggaran dan masalahnya. Pengelola perpustakaan secara umum akan berharap bahwa, perpustakaan memiliki anggaran dengan pengelolaan sendiri dan fleksibel sehingga berdayaguna. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007, tentang Perpustakaan, Bagian Ketiga, Pasal 23 (6)  mengamanatkan bahwa, “Sekolah/madrasah mengalokasikan dana paling sedikit 5% dari anggaran belanja operasional sekolah/madrasah atau belanja barang di luar belanja pegawai dan belanja modal untuk pengembangan perpustakaan.” Standar Nasional Indonesia 7329:2009 Perpustakaan Sekolah menyebutkan pula bahwa, ”Sekolah menjamin tersedianya anggaran perpustakaan setiap tahun sekurang-kurangnya 5% dari total anggaran sekolah di luar belanja pegawai dan pemeliharaan serta perawatan gedung.”

Tidak mudah memang meyakinkan pimpinan untuk mengalokasikan anggaran untuk perpustakaan agar memenuhi SNI tersebut. Namun bukan hal yang mustakhil dengan kegigihan, keuletan, kesabaran jumlah anggaran tersebut akan tercapai. Poin utama dalam pengelolaan anggaran adalah:

a.       Penggalian anggaran. Perpustakaan tidak hanya bertumpu pada anggaran dari BOS (Bantuan Operasional Sekolah) yang notabene dari APBN dan anggaran institusii yang ditarik dari iuran mahasiswa baru saja, melainkan sumber lain perlu digali, misalnya: kerjasama dengan instutisi lain yang sama-sama menguntungkan, mencari sponsorship, mengembangan layanan kreatif yang menghasilkan dana (pelatihan, konsultatif, usaha fotokopi, menyewakan ruang, terjemahan, kantin, penarikan dari jasa tertentu, dll.)

b.      Perencanaan, penggunaan, pelaporan anggaran dan pengawasan. Menurut A. Ridwan Siregar, anggaran yang dialokasikan untuk perpustakaan dapat mengikuti pola  50:25:25 persen untuk koleksi:staf:peralatan/operasional. Pengelolaan anggaran harus melalui perencanaan yang jelas, terstruktur, mudah dipahami dan dilaksanakan. Penggunaan anggaran perlu kehati-hatian dan teliti, menghindari pemborosan/penyimpangan dan pembelanjaan yang tidak semestinya, dengan pengadministrasian melalui prosedur yang telah ditentukan. Pengawasan anggaran harus dijalankan dengan baik. Sedangkan pelaporan harus dilakukan setepat waktu mungkin disertai dengan bukti-bukti yang diperlukan.

Rincian penggunaan anggaran perpustakaan sekolah pada umumnya  dikelompokkan ke dalam, antara lain:

• operasional rutin perpustakaan, misalnya kerumahtanggaan (bila tidak dibeayai oleh sekolah);
• pengadaan alat-alat dan perabot perpustakaan (bila harus pengadaan sediri);
• pengadaan dan bahan-bahan pengolahan bahan pustaka;
• pemeliharaan bahan pustaka;
• penyebaran, pemasaran dan promosi jasa perpustakaan;
• perjalan dinas (bila tidak disediakan sekolah);
• perbaikan dan perawatan gedung/ruang (bila tidak disediakan sekolah);
• perbaikan dan perawatan alat (bila tidak disediakan sekolah);
• pendidikan dan pelatihan staf perpustakaan (bila tidak dibeayai oleh sekolah).

8.    Manajemen Kedaruratan

Keadaan darurat bukan dalam pengertian perpustakaan dalam keadaan gawat. Kondisi darurat lebih bermakna pada kondisi di mana perpustakaan harus melangkah walaupun ada benturan-benturan terutama yang datang dari eksternal.

KENDALA

Bisa diprediksikan bahwa, pada umumnya, perpustakaan sekolah di Indonesia masih mengalami berbagai kendala, sehingga belum bisa berfungsi, berjalan dan berkembang sebagaimana mestinya. Kedala tersebut bisa jadi berupa aspek strutural, dalam arti keberadaan perpustakaan sekolah kurang memperoleh perhatian dari pihak manajemen sekolah dan  aspek teknis, yang berarti keberadaan perpustakaan sekolah belurn ditunjang aspek-aspek bersifat teknis yang sangat dibutuhkan oleh perpustakaan sekolah, seperti: tenaga, dana, serta sarana dan prasarana.

Berikut ini beberapa kendala yang mungkin dialami sekolah dalam keberjalanan perpustakaan sekolah, antara lain:

a.       minimnya dana operasional;

b.      terbatasnya sumberdaya manusia;

c.       kepedualian pihak manajemen sekolah terhadap perpustaaan masih rendah;

d.      terbatasnya sarana dan prasarana;

e.       keberadaan perpustakaan yang masih dianggap sebagai sarana pelengkap untuk kegiatan belajar siswa bukan sebagai jantungnya sekolah untuk menggerakkan proses kegiatan belajar;

f.       tingkat pemanfaatan perpustakaan masih rendah, hanya pada jam-jam istirahat/kosong kegiatan belajar kelas.

Daftar pustaka

Batiancila, Marcial Managing Public School Libraries in a Changing Environment. diakses dari http://eprints.rclis.org/handle/10760/10588#.ULVYM3m6_2Y pada 27 November 2012 pukul. 7.15.

Blake, Elle. How to Manage a School Library. diakses dari http://www.ehow.com/how_7492437_manage-school-library.html diakses 28 November 2012, pada 27 November 2012 pukul. 7.13.

Departemen Pendidikan dan Kebuadayaan. Kamus Umum Bahasa Indonesia. Jakarta: Balai Pustaka, 1988

Kamus Istilah Perpustakaan dan Dokumentasi, 1992

Kumar, Gutam S. and Li, Sirui. Library Administration To Be Redefined diakses dari http://www.thecrimson.com/article/2010/12/2/library-harvard-university-lamberth/ pada tanggal 28 November 2012, jam 13.00.

Oxford Advanced Learner’s Dictionary Of Current English, 1984

Purwono. Buku Materi Pokok: Dasar-dasar Dokumentasi. Jakarta: Universitas Terbuka, 2009.

Saleh, Abdul Rahman. Dasar-dasar Manajemen Perpustakaan  diakses dari http://repository.ipb.ac.id/bitstream/handle/123456789/27223/Abdul Rahman Saleh (17)_dasar-dasar_manajemen_perp.PDF?sequence=1 pada

Siregar, A. Ridwan. Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi. diakses dari repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/1792/1/08E00513.pdf  pada tanggal 29 Npvemberi 2012, jam 12.00.

Soetminah. Perpustakaan, Kepustakawanan dan Pustakawan. Yogyakarta: Kanisius, 1992

Sudrajat, Akhmad. Teori-Teori Motivasi, diskase dari http://akhmadsudrajat.wordpress.com/2008/02/06/teori-teori-motivasi/  pada tanggal 29 November 2012, jam 12.30.

Sulistyo Basuki Pengantar ilmu perpustakaan, Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1993.

Surachman, Arif. Manajemen Perpustakaan Sekolah diakses dari http://arifs.staff.ugm.ac.id/mypaper/manpersek.pdf diakses pada 29 November 2012, pukul 07.15.

Sutarno NS. Perpustakaan dan Masyarakat. Jakarta: Yayasan Obor Indonesia, 2003.

Sutarno SN. Manajemen Perpustakaan: Suatu Pendekatan Praktek. Jakarta: Sagung Seto, 2006.

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003tentang Sistem Pendidikan Nasional

Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan

Webster’s Ninth New Collegiate Dictionary, 1990

Widiasa, I Ketut. Manajemen Perpustakaan Sekolah. diakses dari http://library.um.ac.id/images/gbjps/art02ktu.pdf pada 27 November 2012 pukul. 7.55.

Wijoyo, H. Widodo. Mempertajam Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi: Kilas Mimpi Dari Perpustakaan UNS ke Perpustakaan ISI Surakarta. Makalah disampaiakan dalam Lokakarya Sistem Manajemen Perpustakaan ISI Surakarta ke Depan, di Institut Seni Indonesia Surakarta pada tanggal 25 September 2012.

Read More