PROSES PENGADAAN, PENGELOLAHAN BAHAN PUSTAKA DAN PELAYANAN PERPUSTAKAAN

PROSES PENGADAAN, PENGELOLAHAN BAHAN PUSTAKA DAN PELAYANAN PERPUSTAKAAN

Disusun Oleh :

Mery Janati     (13422063)

Sebagai tugas akhir mata kuliah klasifikasi

Dosen Pembimbing

Nirmala,Dra

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA

UIN RADEN FATAH PALEMBANG

TAHUN AJARAN 2015/2016

PENDAHULUAN

1.      Latar belakang

Akhir-akhir ini perhatian masyarakat terhadap perpustakaan menunjukkan adanya peningkatan berarti. Banyaknya  jumlah perpustakaan yang ada di Indonesia membuat perpustakaan menjadi sorotan sebagai sumber atau tempat menyebarluaskan, menemukan, mencari  ilmu pengetahuan atau informasi. Pengadaan, pemgolah bahan pustaka dan pelayanan perpustakaan merupakan jantung atau inti dari berjalan tidaknya suatu perpustakaan. Disini penulis bermaksud untuk memaparkan atau memberi petunjuk sederhana kepada audiens bagaimana proses atau alur yang ada diperpustakaan dari mulai pengadaannya, pengolahan bahan pustakanya, serta pelayanannya.

PEMBAHASAN

1.     Pengertian Pengadaan Koleksi

Kualitas perpustakaan tidak hanya dapat diukur dari banyaknya koleksi yang dimiliki. Untuk pembinaan koleksi perpustakaan yang mantap diperlukannya adanya seleksi atau pemilihan yang tepat terarah terpadu dengan kepentingan masyarakat pemakai. Seleksi diartikan sebagai tindakan,cara, atau proses pemilihan koleksi perpustakaan. Setelah melakukan penyeleksian bahan pustaka, maka kegiatan selanjutnya adalah pengadaan. Pengadaan adalah kegiatan yang merupakan implementasi dari keputusan dalam melakukan seleksi yang mencangkup dari semua kegiatan untuk mendapatkan bahan pustaka yang telah dipilih. Pengadaaan koleksi suatu perpustakan merupakan kegiatan rutin yang dilakuakan oleh petugas atau pustakawan. Ia bisa dilakukan melalui berbagai cara antara lain :

a.       Pembelian

Disesuaikan dengan dana yang tesedia, pembelian langsung dapat dilakukan pada penerbit ataupun toko buku. Keuntungan dengan membeli atau memilih sendiri di toko secara langsung adalah petugas perpustakaan bisa memilih jenis buku yang  akan dibelinya. Kualitas fisik maupun isinya bisa secara langsung diperkirakan pada saat pembelian berlangsung di toko. Pembelian dapat juga dilakukan dengan cara pemesanan. Sebelum memesan buku, biasanya diadakan pertemuan lebih dahulu antara petugas perpustakaan atau pustakawan dengan kepala perpustakaan kemudian dilakuakan permusyawaratan. Setelah mendapat kesepakatan, petugas perpustakaan menyusun buku-bku atau koleksi yang perlu dibeli kedaftar pesanan seperti gambar dibawah ini :

Daftar Buku yang diperlukan oleh Perpustakaan............................... Bulan/Tahun...............................
NO	Pengarang	Judul Buku	Jilid	Penerbit	Harga Satuan	Total Harga
Harga seluruh koleksi yang dipesan Rp....................................................

b.      Hadiah atau sumbangan

Untuk memperoleh buku melalui sumbangan atau hadiah, bisa dilakukan dengan berbagai cara yang lazimnya dijalankan oleh perpustakaan. Misalnya, perpustakaan dengan aktif menghubungi tempat-tempat tertentu sambil mengajukan permohonan untuk meminta bantuan bahan perpustakaan atau koleksi guna mengisi perpustakaan. Temapt-tempat yang perlu didatangi adalah misalnya terdiri dari, penerbit, badan-badan pemerintah, perusahaan-perusahaan setempat, yayasan-yayasan dll.

c.       Tukar Menukar

Pertukaran bahan pustaka yang diterbitkan oleh suatu perpustakaan dengan terbitan darin perpustakaan lain. Pertukaran bahan pustaka antar perpustakaan mempunyai beberapa tujuan, yaitu :

·         Untuk memperoleh bahan pustaka tertentu yang tidak dapat dibeli di toko buku, penerbit, agen, atau tidak dapat diperoleh karna alasan lain sehingga hanya bisa didapatkan melalui pertukaran.

·         Melalui pertukaran akan memberi jalan bagi perpustakaan memanfaatkan bahan pustaka yang duplikasi.

·         Dengan pertukaran akan memberi peluang untuk mengembangkan kerja sama yang baik antar perpustakaan.

d.      Terbitan sendiri

Pengadaan bahan pustaka melalui terbitan sendiri merupakan koleksi yang berasal dari terbitan perpustakaan itu sendiri. Bahan pustaka yang diterbitkan oleh perpustakaan tersebut harus sesuai dengan kebutuhan pemustaka perpustakaan tersebut.

e.       Keanggotaan Organisasi

Perpustakaan yang ikut dalam organisasi memperoleh terbitan dari organisasi tersebut secara cuma-Cuma.

2.     Pengelolahan Koleksi atau bahan pustaka

Yang dimaksud dengan pengolahan koleksi atau bahan pustaka adalah kegiatan di perpustakaan, yang dimulai dari pemerikasaan koleksi atau bku yang baru datang samapai kepada koleksi atau bku tersebut siap disajikan dan disusun dalam raknya guna dimanfaatkan oleh penggunanya. Kegiatan pengolahan disini termasuk kedalam salah satu tugas inti perpustakaan.

Secara umum kegiatan pengolahan koleksi atau bahan pustaka diperpustakaan dikelompokkan sebagai berikut :

a)      Pengolahan Bahan Berupa Buku

Beberapa langkah yang perlu dijalani oleh petugas perpustakaan dalam mengolah buku adalah :

·         Inventarisasi

Kegiatan inventarisasi ini terdiri dari beberapa pekerjaan antara lain :

Ø  Pemeriksaan

Begitu bahan pustaka atau koleksi datang keperpustakaan, maka pertama kali yang perlu dilakukan adalah memeriksa bahan atau koleksi tadi, apakah sudah sesuai dengan yang diminta atau belum, kemudian periksa juga bentuk fisiknya, jumlah judulnya, jumlah eksemplarnya, dan ciri-ciri lain yang dianggap perlu. Namun yang lebih penting adalah isi dari kelengkapan buku yang dipesan itu.

Ø  Pengecapan

Tindakan selanjutnya adalah tindakan pengecapan atas buku-buku yang sudah diperiksa tadi. Pembubuhan cap perpustakaan ini bisa dilakukan pada bagian halaman tertentu pada setiap buku milik perpustakaan. Minimal, tiga cap harus dibubuhkan pada setiap buku, misalnya pada halaman judul, pada setiap halaman tertentu disekitar tengah-tengah jumlah halaman (stempel rahasia), dan pada sekitar akhir pada pembahasan teks buku bersangkutan. Metode pengecapan tersebut dimaksudkan untuk bukti bahwa buku yang dimaksud adalah benar-benar milik perpustakaan.

Ø  Pendaftaran ke buku induk

Setiap buku yang masuk ke perpustakaan harus didaftarkan ke dalam buku induk berdasarkan urutan masuknya buku tersebut keperpustakaan. Hal ini gunanya untuk mengetahui seberapa banyak koleksi buku yang dimiliki oleh perpustakaan.

·         Klasifikasi Koleksi

Yang dimaksud dengan klasifikasi adalah penggolongan atau pengelompokkan buku berdasarkan subjek atau isi buku yang bersangkutan. Hal ini dapat mempermudah pencarian maupun penempatan kembali buku-buku dalam raknya masing-masing buku akan berkelompok sesuai dengan bidang atau subjeknya.

Sistem pengelompokkan atau klasifikasi yang digunakan oleh perpustakaan pada umumnya adalah sistem klasifikasi persepuluhan dari Dewey Decimal Classification atau disebut dengan DDC. Ada beberapa langkah dalam menetapkan kalsifikasi buku adalah :

Ø  Menetapkan subjek buku

Ø  Menentukan nomor kalsifikasi

·         Katalogisasi

Katalog adalah daftar buku-buku dengan segenap keterangan kelengkapannya (data bibliografi) dari buku yang daftarnya itu. Sedangkan katalogisasi adalah proses pembuatan katalog. Bentuk katalog bisa bermacam-macam. Misalnya berupa buku, kartu, film, atau dalam disket-disket komputeryang lebih modern. Sebagian besar perpustakaan menggunakan katalog kartu. Katalog kartu dibuat dengan menggunakan kertas manila dengan ukuran 12,5 cm panjangnya, dan 7,5 cm untuk lebarnya.

·         Penyandian (pembuatan nomor buku)

Yang dimaksud dengan nomor buku (call number = nomor panggil) adalah satu kesatuan angka dan huruf yang terbentuk dari : nomor klasifikasi, tiga huruf kapital nama pengarang, dan satu huruf pertama judul buku dengan huruf kecil.

·         Kartu buku, Kantong buku, Lembar tanggal kembali, dan lebel buku

Ø  Kartu buku

Dibuat dengan mnggunakan kertas manila kerton supaya kuat. Pada kartu buku ini juga dicantumkan keterangan tentang buku. Ukuran 9 x 6 cm. Contonya ssebagai berikut :

No Kelas  : ................................................................... Pengarang :................................................................... Judul         :..................................................................
Peminjam	Tgl. Kembali

Ø  Kantong buku

Kantong buku dibuat menggunakan kertas manila karton. Dikantong buku dicantumkan juga nomor buku, pengarang, dan judul buku. Ukurannya sekitar 8 x7 cm. Dengan sebagian pojok kiri atas dipangkas untuk mempermudah penyelipan kartu buku.

Ø  Lembar Tanggal Kembali

Lembar tanggal kembali dibuat dengan kertas HVS ukuran tebal 60 atau 70 gram/m² , berwarna cerah atau putih.

Ø  Lebel buku

Lebel buku adalah nomor buku yang ditulis pada secuil kertas dengan ukuran lebih 3,5 x 2,5 cm. Dan ditempelkan pada bagian punggung buku bagian bawah. Jarak dari bawah kurang lebih 3 cm.

·         Penyusunan Kartu Katalog

Ada tiga bentuk kartu katalog, yaitu katalog pengarang, katalog judul, katalog subjek. Masing-masing kartu tersebut disusun berdasarkan urutan abjad. Jadi dibutuhkan tiga laci untuk menyimpan kartu katalog tadi. Berikut rincian penyusunannya :

Ø  Katalog pengarang disusun berdasarkan urutan abjad nama pengarang.

Ø  Katalog judul disusun menurut urutan abjad dari judul buku pada katalog yang bersangkutan.

Ø  Katalog subjek disusun berdasarkan urutan subjek dari katalog yang bersangkutan.

·         Penyusunan buku dalam rak

Buku-buku yang sudah mempunyai perlengkapan seperti misalnya, label buku, nomor kalsifikasi, kantong buku, kartu buku, lembar tanggal kembali, pada dasarnya sudah siap untuk disusun dalam raknya.

Ø  Cara penyusunan

Penyusunan buku dalam raknya harus dilakukan berdiri sehingga punggung buku terlihat dengan jelas. Buku-buku yang tipis juga harus berdiri dalam tatanannya namun, perlu diberikan penyangga dengan menggunakan siku-siku standar. Dengan susunan buku yang berdiri, maka lebel bukupun mudah bisa terbaca.

b)      Pengolahan Bahan Bukan Buku

Yang dimaksud dengan bahan bukan buku adalah koleksi perpustakaan dalam bentuk cetakan dan biasanya merupakan terbitan berkala seperti, surat kabar, majalah, brosur, dan pamflet. Berikut digambarkan mengenai model akrtu pengolah untuk surat kabar dan majalah :

·         Kartu Regitrasi majalah

Kartu ini dibuat dengan menggunakan kertas manila karton dengan ukuran bebas, asalkan yang penting dapat menampung lajur-lajur angka. Seperti yang tampak pada gambar dibawah ini :

PERPUSTAKAN UIN RADEN FATAH PALEMBANG
Nama Majalah :........................           Kala Terbit :............................... Penerbit            :.......................             Sifat/Bidang :.............................
Thn	Vol	Nomor pada bulan ke..............................

·         Kartu regitrasi untuk surat kabar (harian)

Kartu ini buat dengan menggunakan kertas kartin manila ukuran bebas, asal dapat menampung lajur-lajur angka seperti tampak pada gambar dibawah ini :

PERPUSTAKAAN UIN RADEN FATAH PALEMBANG
Nama Harian :................................      Jumlah Eksemplar:.................... Alamat          :................................
Tahun	Bulan	Tanggal
	Jan	1	2	3	4	5	.............	26	27	28	29	30	31
	Feb
	Mar
	Apr
	Mei
	Jun
	Jul
	Agu
	Sep
	Okt
	Nov
	Des

·         Penaganan selanjutnya :

Ø  Majalah yang sudah dicap perpustakaan dan didaftar seperlunya, disimpan dirak majalah (tersendiri). Setelah terkumpul dijilid menjadi satu bundel.

Ø  Surat kabar atau harian, setelah dicap dan didaftar seperlunya, bisa disimpan dirak surat kabar (tersendiri) setelah beberapa hari dipajang, maka bisa dipilih tulisan-tulisan yang dianggap penting untuk dibuatkan klipping-nya

Ø  Bahan-bahan bukan buku lainnya seperti gambar, peta, brosur, dan sejenisnya, cukup disimpan sesuai dengan kapantasannya masing-masing. Kecuali gambar dan peta misalnya bisa ditempelkan atau digantungkan pada dinding ruangan perpustakaan.

c)      Pengolahan Bahan Audiovisual

Diperpustakaaan desa, bahan-bahanseperti ini tampaknya masih jarang , bahkan sebagian besar belum ada yang memilikinya, tapi tidak menutp kemungkinan perpustakaan yang sudah berkembang dan modern sudah memiliki koleksi ini. oleh karena itu, apabila perpustakaan sudah memilikinya, maka bahan-bahan tersebut cukup didaftar pada buku tersendiri, tidak boelh dicampur dengan bahan-bahan cetakan. Contoh format pendaftarannya bisa dilihat dibawah ini :

PERPUSTAKAAN UIN RADEN FATAH PALEMBANG
Tgl	No	Nama Barang	Asal	Merek	Harga	Keterangan

3.     Pelayanan Perpustakaan

Yang dimaksud dengan pelayanan perpustakaan disini adalah proses penyebarluasan segala macam informasi kepada masyarakat luas. Dilihat dari sifatnya, pelayanan diperpustakaan bisa dikelompokkan menjadi dua macam yaitu pelayanan langsung dan tidak langsung.

·         Pelayanan Langsung

Dikenal dengan nama pelayanan langsung karna bentuk pelayanannya berupa pemberian pelayanan secara langsung oleh petugas perpustakaan kepada pengguna perpustakaan, dan hasilnya bisa secara langsung diterimah oleh pengguna perpustakan. Macam-macam pelayanan langsung sebagai berikut :

Ø  Layanan Sirkulasi

Layan sirkulasi yaitu layanan yang berkaitan dengan peredaran bahan pustaka termasuk di antaranya kegiatan, peminjaman, perpanjangan, pengembalian, penagihan, temu balik, pemesanan, surat keterangan bebas tagihan.

a.       Peminjaman

jika seserang ingin meminjam bahan pustaka, ia datang ke kaunter sirkulasi dan membawa bahan pustaka yang akan di pinjam ( untuk sistem terbuka). Seorang petugas sirkulasi melakukan verifikasi terhadap bahan pustaka dan KTA peminjam. Ia kemudian mengambil kartu buku dari kantong kartu buku. Kemudian membuat catatan transaksi, bahan pustaka di pinjamkan kepada peminjam sesuai jangka waktu yang di tentukan. Untuk dapat meminjam bahan pustaka,  seorang pemustaka perpustakaan harus memiliki kartu tanda anggota (KTA). Untuk mendapatkan kartu tersebut, ia harus mendaftarkan diri sebagai anggota dengan mengisi kartu (formulir) registrasi dan menunjukan kartu identitas (id card) seperti kartu tanda penduduk, paspor, KTM dsb.Dalam prosedur pendaftaran anggota, seseorang datang ke kaunter (meja) sirkulasi. Ia meminta untuk mengisi kartu registrasi yang mengidentifikasi nama, kategori pemustaka alamat dan no telpon. Seorang petugas sirkulasi melakukan verifikasi terhadap data yang diisi dengan kartu identitas. Jika pemohon layak menjadi anggota, petugas sirkulasi memproduksi KTA untuk yang bersangkutan dan kemudian menfile kartu registrasi.

b.      Perpanjangan

Layanan perpanjangan pinjaman biasanya tersedia bagi peminjam. Peminjam dapat dapat memperpanjang jangka waktu pinjamanya .Perpanjangan biasanya dilakukan dengan membawa bahan pustaka ke kaunter sirkulasi atau melalui lewat telpon. Setelah membubuhkan tanggal kembali yang baru pada lembar tanggal kembali pada bahan pustaka dan kartu buku, bahan pustaka di berikan kembali kepada peminjam, dan kemudian kartu buku di file kembali. Jika bahan pustaka terlambat di perpanjang, peminjam di minta membayar denda.

c.       Pengembalian

Untuk memproses pengembalian sebuah bahan pustaka, petugas sirkulasi harus mencari kartu buku yang di file berdasar nomor panggil dan sub susunan tanggal kembali. Kartu buku tersebut kemudian di masukan kembali ke dalam kantong kartu buku, dan bahan pustaka tersebut siap di kembalikan ke dalam rak. Jika suatu bahan terlambat dikembalikan, maka petugas sirkulasi menagih denda untuk keterlambatan.

d.      Penagihan

Bahan pustaka yang terlambat dikembalikan lebih dari satu minggu ditagih dengan mengirimkan surat tagihan ke alamat peminjam atau di umumkan pada papan pengumuman. Dalam surat tagihan disebutakan informasi ringkas tentang bahan pustaka yang di tagih.

e.       Layanan Temu Balik

Jika seorang pemustaka perpustakaan tidak menemukan bahan pustaka yang di perlukanya di rak tetapi bahan tersebut tercantum di dalam file katalog, maka ia dapat meminta petugas sirkulasi untuk melakukan temu balik. Petugas kemudian melakukan temu balik dalam file peminjaman dan kemudian memberitahu pemustaka kapan bahan tersebut akan di kembalikan. Jika tidak di temukan maka petugas sirkulasi melakukan pencatatan untuk di cek kemudian.

f.       Pemesanan (Reservasi)

Bahan pustaka yang sedang dalam status dipinjam, dapat di pesan (reserved) oleh seorang pemustaka yang lain. Pemustaka diminta untuk mengisi kartu reservasi dimana di catat data tentang pemesan. Jika sebuah bahan yang di pesan di kembalikan, maka petugas sirkulasi akan menyimpan bahan tersebut dengan memasukan kartu reservasi kedalamnya untuk jangka waktu tertentu.

g.      Surat Keterangan Bebas Tagihan

Beberapa perpustakaan, khusunya perpustakaan peguruan tinggi dan perpustakaan instansi menetapkan suatu peraturan bahwa setiap anggota yang akan meninggalkan institut atau instansinya, di haruskan untuk mengambil surat keterangan yang menyatakan bahwa yang bersangkutan bebas dari semua tagihan perpustakaan, termasuk denda yang di bayar.

Ø  Layanan Rujukan/Referensi

Layanan Rujukan/Referensi adalah layanan yang memberikan informasi kepada pengguna perpustakaan berdasarkan koleksi sumber rujukan yang dimiliki. Dan dalam layanan ini juga bisa memberikan jawaban langsung atas permintaan informasi dari pengguna perpustakaan melalui pemanfaatan Sumber rujukan seperti kamus, ensiklopedia, direktori,almanak,bibliografi,handbook dan lain-lain. Layanan rujukan dan informasi melayani semua pertanyaan yang berkaitan dengan fasilitas perpustakaan dan informasi lainnya yang di butuhkan oleh pemustaka perpustakaan. Biasanya pertugas satu orang pustakawan referensi yang siap membantu pemakai. Jenis layanan referensi di perpustakaan membantu pemustaka untuk memproleh data/informasi yang di butuhkan dengan cara membimbing pemustaka menggunakan fasilitas perpustakaan, menjawab pertanyaan pemustaka, mencarikan ke pusat informasi/perpustakaan lain.

Ø  Layanan Internet ,yaitu layanan hotspot untuk akses internet di perpustakaan, layanan internet gratis ini memberikan kemudahan bagi pemustakadalam mencari informasi online baik akses untuk pangkalan data yang di miliki oleh perpustakaan sendiri atau akses lainya. Akan tetapi ada layanan pengunaan internet, yang biasanya setiap pengunaan terminal internet dikenakan biaya sebesar perjam. Dan di sediakan bon pemesanan (booking) pemustaka terminal hanya di perkenankan untuk jangka waktu maksimum 2 jam jika pemustaka ramai.

Ø  Layanan Multimedia, Layanan multimedia adalah kegiatan melayankan koleksi multimedia kepada pemustaka untuk di tayangkan dengan bantuan perlengkapan yang ada di perpustakaan, misalnya: kaset audio, kaset video, VCD, DVD dan sebagainya. Dalam hal ini pemustaka juga mendapat bimbingan dari petugas perpustakaan.

Ø  Layanan Fotokopi, ada operator untuk memfotocopy bagian-bagian dari suatu bahan pustaka yang di perlukan oleh pemustaka sesuai ketentuan. Layanan fotocopy di peruntukan bagi pemustaka yang menginginkan fotocopy koleksi secara terbatas untuk kepentingan pendidikan dan penelitian. Tidak di benarkan untuk memfotokopi secara utuh suatu bahan pustaka karena melanggar undang-undang hak cipta. Dan masih banyak lagi layanan yang ada diperpustakaan

·         Pelayanan Tidak Langsung

            Seperti yang sudah disebutkan diatas, bahwa pelayanan perpustkaan yang sifatnya tidak langsung adalah bentuk kegiatan yang secara tidak langsung memberikan hasil seketika. Bentuk pelayanan ini merupakan salah satu kegiatan yang dilakukan perpustakaan dalam rangka pembinaan dan pemberian motivasi kepada mahasiswa dan pengguna lainnya agar kesinambungan pendayagunaan koleksi perpustakaan tetap terpelihara

            Pada pelayanan ini petugas perpustakaan lebih banyak bergerak pada usaha menumbuhkembangkan adanaya pengertian terhadap fungsi dan peranan perpustakaan dalam meningkatkan hasil belajar.

                   PENUTUP

                   Kesimpulan

            Pengadaan merupakan kegiatan yang sangat penting dalam berjalan atau tidaknya suatu perpustakaan. Jika tidak tersedianya koleksi  atau bahan pustaka diperpustakaan, bagaimana pemustaka dapat memanfaatkan apa yang ada diperpustakaan. Karna salah satu unsur utama perpustakaan adanya koleksi atau  bahan pustaka. Begitu pula dengan pengolahan jika koleksi yang ada diperpustakaan tidak diolah maka akan bertumpukan saja, digunakan sembarangan oleh pemustaka dan asal-asalan dalam meletakkan koleksi. Maka akan terjadi kerusakan terhadap bahan pustaka dan perpustakaan tidak akan berjalan sesuai dengan fungsinya. Pelayanan pun juga dibutuhkan dalam berjalannya suatu perpustakaan. Jika tidak ada pelayanan bagaimana bahan pustaka bisa dimanfaatkan oleh pemustaka semaksimal mungkin. Jadi, pengadaan, pengolahan bahan pustaka serta pelayanan perpustakaan sangatlah penting. Mereka mendukung berjalanya suatu perpustakaan.

DAFTAR PUSTAKA

Yusuf,Pawit M.2013.Pedoman Penyelenggaran Perpustakaan Sekolah.Jakarta: Kencana Predana Media Grup

Herlina.2014.Pembinaan dan Pengembangan Prpustakaan. Palembang : NoerFikri Offset

Lasa HS. 2005. Manajemen Perpustakaan. Yogyakarta : Gama Media.

Sutarno NS. 2006. Manajemen Perpustakaan. Jakarta : Sagung Seto.

Categories: Makalah, mata kuliah perpustakaan