MENGENAL SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN SEKOLAH DASAR

MENGENAL SISTEM  INFORMASI PERPUSTAKAAN  SEKOLAH DASAR

OLEH Memo pratama (13422061)

 PENDAHULUAN

Latar Belakang Masalah 

            Perpustakaan  sekolah merupakan fasilitas  yang sangat dibutuhkan  dalam rangka  membentuk  insan Indonesia yang cerdas  .Bahkan   perpustakaan  merupakan pusat sumber belajar  yang utama . Melalui perpustakaan  peserta  didik dan  guru  memperoleh kesempatan untuk memperluas  dan memperdalam pengetahuan yang dimiliki dengan membaca bahan perpustakaan yang telah diseleksi dan  diorganisir secara sistematis dan teratur. Dapat dikatakan bahwa  perpustakaan sekolah merupakan “ jantung “ dalam system pelaksanaan pendidikan di sekolah .

            Sebagai salah satu pusat sumber belajar perpustakaan juga memiliki peran penting dalam mewujudkan  tercapainya tujuan pendidikan nasional  ,khususnya dalam rangka mensukseskan program wajib belajar  9 tahun .

            Meskipun  perpustakaan memiliiki  peran sentral dalam pendidikan ,namun  sampai saat ini perpustakaan belum mendapatkan perhatian  sebagaimana mestinya supaya  dapat menjalankan fungsinya dengan baik . Pada beberapa sekolah  dasar di Salatiga ,perpustakaan  tidak lebih dari “ ruang penyimpanan buku “. Hal ini terjadi karena belum adanya sistem  pengaturan perpustakaan yang  baik. Sistem Informasi yang diberlakukan  masih seadanya .

            Bahkan pemerintah pun belum memberikan perhatian  yang memadai bagi terselenggaranya system  Informasi perpustakaan  yang  layak di sekolah khususnya di sekolah dasar  . Hal ini Nampak dari belum disediakannya tenaga perperpustakaan   khusus di SD . Layanan perpustakaan di selenggarakan oleh guru yang tidak dibekali pengetahuan tentang perpustakaan  .Sehingga pengelolaan system informasi yang diselenggarakan  kurang memadai  dan akhirnya  berujung pada  kondisi perpustakaan yang terbengkelai .

Tujuan

            Makalah ini ditulis untuk memperkenalkan Sistem Informasi Perpustakaan . Dalam makalah ini kami memaparkan tentang pengertian Sistem Informasi Perpustakaan  beserta hal-hal yang terkait di dalamnya  dan  penggunaan teknologi  informatika komuter  untuk perpustakaan sekolah . Pada bagian akhir makalah ini akan memaparkan kondisi perpustakaan secara riil berdasarkan pengamatan di SD Kristen 3 Eben Haezer Salatiga .

Pembahasan

Mengenal   Organisasi  Perpustakaan SD

            Sebelum membahas tentang system informasi perpustakaan  di SD terlebih dahulu akan dipaparkan tentang organisasi perpustakaan . Bagaimanapun  suatu system informasi suatu lembaga  tidak dapat dilepaskan dari organisasi lembaga tersebut .  Secara organisatoris Perpustakaan sekolah   berada langsung di bawah kepala sekolah.Kepala Perpustakaan .Petugas perpustakaan  bertanggung jawab langsung  kepada kepala sekolah . Sistem dan kewenangan  petugas perpustakaan secara organisatoris  dapat dijelaskan  sebagai berikut :

1.      Perpustakaan  sekolah dipimpin oleh Kepala Perpustakaan  yang ditunjuk /ditetapkan berdasarkan Surat Keputusan Kepala Sekolah

2.      Tenaga Teknis Perpustakaan yang bertugas melakukan pengadaan  dan pengolahan bahan perpustakaan  bertanggung jawab kepada Kepala Perpustakaan

3.      Tenaga layanan ,yang bertugas melakukan layanan sirkulasi,rujukan  dan lain-lain bertanggung jawab kepada Kepala Perpustakaan

Tugas dan fungsi perpustakaan sekolah dasar adalah sebagai berikut

1.      Sebagai pusat kegiatan belajar mengajar

2.      Sebagai tempat membantu  peserta didik untuk memperjelas pengetahuan tentang  pelajaran yang diterima di kelas

3.      Sebagai pusat penelitian sederhana

4.      Sebagai pusat informasi

5.      Membantu peserta didik dalam mengembangkan minat,bakat ,meningkatkan  kegemaran membaca  serta memperluas  wawasan dan pengetahuan

6.      Sebagai sarana rekreasi

            Struktur Organisasi Unit Perpustakaan SD dapat digambarkan sebagai berikut :

Gambar 1. Struktur Organisasi Perpustakaan SD

                                                                         

   Tujuan penyelenggaran perpustakaan SD harus sejalan dengan tujuan Pendidikan Nasional ,yaitu mencerdaskan kehidupan bangsa  dan mengembangkan  manusia seutuhnya . Secara khusus tujuan  penyelenggaraan  perpustakaan SD adalah sebagai berikut :

1.      Membangkitkan  minat dan kebiasaan  membaca bagi peserta didik

2.      Mengembangkan  kemampuan mencari  dan memanfaatkan  informasi

3.      Melatih peserta didik untuk belajar mandiri

4.      Memupuk minat dan bakat

5.      Melatih kemampuan peserta didik  untuk memecahkan  masalah yang dihadapi dalam  kehidupan atas tanggung jawab dan usaha sendiri

6.      Menyediakan fasilitas rekreasi  pada  waktu senggang  untuk kegiatan yang  konstruktif 

( sumber : Pedoman Perpustakaan Sekolah  Dasar ,Badan Arsip dan Perpustakaan Propinsi Jawa Tengah ,2009 )

Sistem Informasi Perpustakaan

Pengertian

        Sistem informasi perpustakaan  merupakan sistem informasi yang menyimpan berbagai hal tentang informasi  yang terdapat dalam perpustakaan. Sistem informasi ini digunakan oleh para pengunjung, karyawan dan administrasti . Informasi-informasi mulai dari data buku, pengarang, peminjam dan lain-lain. Sehingga dalam prosesnya dapat membantu manajemen perpustakaan.

      Pada saat  ini Sistem Informasi Perpustakaan sekolah  menggunakan dua jalur yaitu secara manual dan  menggunakan teknologi informatika

      Untuk  mendukung terselenggaranya sisten informasi perpustakaan yang baik,diperlukan beberapa  perlengkapan pendukung  yaitu :

1.      Perlengkapan bahan  perpustakaan

1.1  Kartu majalah

1.2  Kartu surat kabar

1.3  Stempel perpustakaan dan stempel inventaris

1.4  Kartu catalog

1.5  Kartu buku

1.6  Label buku

1.7  Kartu tanggal kembali

1.8  Kantong buku

2.      Perlengkapan  di layanan teknis

2.1  Mesin ketik dan computer

2.2  Skema klasifikasi dan Daftar Tajuk Subyek

2.3  Buku induk/inventaris

2.4  Alat Tulis Kantor  dan perlengkapan lain

3.      Perlengkapan di layanan perpustakaan ( pemustaka ) ,terdiri dari :

3.1. Buku pengunjung

3.2. Buku anggota perpustakaan

3.3.Kotak untuk kartu anggota

3.4.Kotak untuk arsip peminjaman

3.5.Kartu anggota

3.6.Formulir pendaftaran

3.7.Cap tanggal pinjam dan tanggal kembali  ( untuk perpustakaan yang menggunakan system manual )

3.8.Keranjang buku

3.9.Standar buku

3.10.        Computer

4.      Kotak untuk kartu anggota

5.      Perlengkapan lainnya ,misalnya keset ,jam dinding ,rambu-rambu petunjuk ,tempat sampah ,dan lain-lain .

         Pengolahan  Bahan Perpustakaan

            Bahan perpustakaan harus diolah agar memungkinkan peserta didik dan pengguna perpustakaan pada umumnya  dapat menemukan informasi yang dibutuhkan dengan mudah melalui susunan bahan perpustakaan  . Bahan perpustakaan terdiri dari :

1.                  Koleksi buku,terdiri dari buku pelajaran pokok , buku pelajaran pelengkap ,buku bacaan  dan buku sumber referensi seperti kamus ,ensiklopedi,direktori ,atlas dan buku pegangan

2.                  Koleksi bukan buku terdiri dari terbitan berkala ,seperti majalah ,surat kabar dan bulletin .Selain itu yang termasuk koleksi bukan buku yaitu pamphlet dan brosur,slide ,kaset,VCD,film dan kliping .

Gambar  2. Alur Kerja Pengolahan Bahan Perpustakaan

           

 

Pengolahan bahan perpustakaan  dapat dijelaskan sebagai  berikut:

1.      Pemeriksaan bahan perpustakaan .

Tujuan pemeriksaan bahan perpustakaan adalah untuk memeriksa kembali apakah bahan perpustakaan  yang diadakan sudah sesuai pesanan atau tidak. Selain itu juga untuk memastikan apakah bahan perpustakaan  tersebut  cacat/rusak atau tidak .

2.      Pengecapan

Bahan perpustakaan yang sudah distempel/dicap .Stempel dapat berupa stempel sekolah atau stempel khusus perpustakaan.Stempel terdiri dari stempel inventaris ,stempel identitas perpustakaan  dan stempel identitas perpustakaan  untuk  halaman rahasia

3.      Inventarisasi

Inventarisasi adalah  kegiatan pemberian nomor induk  atau nomor urut berdasarkan  urutan kedatangan .

4.      Klasifikasi

Klasifikasi  dalam bidang perpustakaan  adalah  penyusunan sistematik terhadap buku dan bahan perpustakaan lain  .Klasifikasi di perpustkaan dimaksudkan untuk memudahkan masyarakat pemakai  dalam memilih dan  mendapatkan buku atau bahan pustaka yang diperlukan secara cepat dan mudah . Menurut  Wiji Suwarno dalam Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan ,Sebuah Pendekatan Praktis , 2007 ,  secara umum klasifikasi  terbagi dalam dua jenis yaitu :

4.1    Klasifikasi Artifsial (artificial classification ) yaitu klasifikasi bahan-bahan pustaka  berdasarkan  sifat-sifat yang  secara kebetulan ada pada bahan pustaka tersebut .Pengelompokan seperti ini hanya cocok untuk buku-buku tertentu ,misalnya skripsi suatu  jurusn diberi warna cover tertentu. Sedangkan untuk buku –buku  umum ,pengelompokan jenis ini tidak efektif digunakan .

4.2    Klasifikasi fundamental  ( fundamental classification )  yaitu  klasifikasi  buku atau bahan pustaka berdasarkan isi atau subjek ,yaitu sifat yang tetap  pada bahan pustaka.Klasifikasi jenis kedua ini yang saat ini banyak digunakan .

Kegunaan klasifikasi  bagi  perpustakaan yaitu :

1.      Untuk menyusun buku-buku  dalam penyimpanan di rak..Buku diberi  label ysng beridi tanda buku  yang salah satu  unsurnya adalah notasi klasifikasi .

2.      Untuk menyusun  catalog berdasarkan nomor klasifikasi ( classified catalog )

3.      Memudahkan  penelusuran dan temu kembali informasi di perpustakaan

4.      Bisa mengetahuo kekurangan dan kelebihan  koleksi yang dimiliki .

            Sebelum melakukan klasifikasi pustakawan harus memperhatikan  langkah –langkah kerja sebagai berikut  :

1.      Mengadakan pengecekan terhadap  judul-judul baru ke jajaran kartu shelf-list  dengan bantuan indeks judul berabjad.

2.      Memisahkan  bahan perpustakaan yang  telah dilakukan pengecekan  dan menempatkannya terpisah dari bahan perpustakaan yang belum diperiksa

3.      Untuk bahan pustaka yang benar-benar baru harus segera diklasifikasi  dengan menggunakan pedoman yang ada.

4.      Terhadap  duplikasi  judul yang berbeda tahun terbitnya diberi notasi kelas sama dan dibuat entri catalog baru,dengan memberi urutan “copy”nya secara menerus.

      Cara  mengklasifikasi  bahan perpustakaan yaitu :

1.      Menentukan subjek  buku

Setiap menentukan subjek suatu  karya yang akan  dikatalog , pustakawan harus melalukan analisis subyek. Dalam proses analisis pustakawan dapat memperoleh informasi dari membaca judul bahan perpustakaan , membaca kata pengantar,membaca daftar isi ,membaca pendahuluan ,membaca Blurb yang memuat garis besar kandungan buku dan berisi pujian atau rekomendasi dari pembaca ,melalui bibliografi atau daftar pustaka. Informasi juga dapat diperoleh dari membaca sebagian  atau seluruh isi buku  ,juga melalui pendapat para ahli.

2.      Menentukan notasi kelas

Cara menentukan notasi kelas yaitu :

2.1    konsep subyek hasil analisis yang disebut bahasa alami atau bahasa kita sendiri, dicari apakah terdaftar dalam indeks relative .

2.2    Bila ternyata ditemukan  dalam indeks tersebut  ,pilih subjek yang lebih tepat kemudian cocokkan dengan Tabel Utama DDC ( Dewey Decimal Classififation ,mengenai klasifikasi DDC akan dipaparkan di bawah ) .Kegiatan ini disebut penerjemahan dari bahasa alami ke bahasa indeks.

2.3    Langkah berikutnya adalah menelusur notasi kelas ke dalam tabel utama dari  kelas utama-devisi-seksi sampai sub seksi tanpa melalui indeks berabjad

2.4    Untuk memperjelas notasi ,bisa ditambah dengan notasi yang terdapat pada tabel tambahan

                        Klasifikasi bahan perpustakaan dapat dilakukan sebagai       berikut  :

1.      Dikelompokkan berdasarkan asal bahan dan bentuk fisik bahan perpustakaan

2.      Dikelompokkan berdasarkan ukuran bahan  perpustakaan

3.      Dikelompokkan berdasarkan bahasanya

4.      Dikelompokkan berdasarkan usia pemakai

5.      Dikelompokkan berdasarkan isi atau subyeknya

                       

      Salah satu pedoman  dalam mengklasifikasi  bahan pustaka dikenal dengan nama Klasifikasi Persepuluhan Dewey  atau DDC ( Dewey Decimal Classification ) . DDC merupakan salah satu pedoman  untuk mengklasifikasi buku perpustakaan  menurut  subyeknya . DDC terdiri dari  3 bagian yaitu

a.       Bagan DDC

Bagan DDC terdiri dari serangkaian notasi bilangan  yang disebut notasi kelas untuk kelas utama dan semua perincian lanjutannya  yang disusun menurut

prinsip-prinsip DDC .Bagan DDC terdiri dari kelas utama ,devisi ,seksi ,sub seksi ..Pembagian  10 kelas utama  adalah sebagai berikut  :

000 =karya umum                                            500 = Ilmu –ilmu murni  100 =    Filsafat dan Psikologi                      600 = Teknolgi Terapan 200 = Agama                                                      700 = Kesenian 300 =ilmu-ilmu Sosial                                      800 = Kesusastraan 400 = Bahasa                                                      900 = Geografi dan Sejarah Umum

 

Setiap kelas utama dibagi lagi secara decimal menjadi 10 kelas ( divisi ) ,jadi 10 kelas utama terdiri dari 100 divisi .

Contoh :

	300 = Ilmu-ilmu Sosial 310 = Statistik 320 =Ilmu Politik

 

Setiap Divisi terbagi menjadi 10 bagian yang disebut seksi sehingga dari 100 divisi menjadi 1000 seksi . Sebagai contoh divisi 370 adalah pendidikan terbagi menjadi 10 seksi misalnya :

	370 = pendidikan 372 = Pendidikan Dasar 375 = kurikulum

 

Setiap seksi  dapat  dibagi lagi menjadi 10 sub seksi yang merupakan sub ordinasi dari seksi . Misalnya untuk  kelas 371 ( Faktor-Faktor Pendidikan ) dibagi menjadi 10 sub seksi sebagai berikut :

	371 = Faktor-Faktor Pendidikan 371.1 = mengajar dan Pengajar 371.5 Disiplin  Sekolah

 

Perlu diperhatikan  bahwa dalam system DDC notasinya melebihi 3 angka ,penulisan notasi angkanya menggunakan tanda titik ( . )  setelah angka  ketiga seperti 371.1, 371.2  , 371.3  dan sebagainya .

b.      Tabel Pembantu

Selain  bagan yang memuat notasi dasar ,DDC juga menyediakan table tambahan/table pembantu dan indeks subyek . Tabel-tabel tambahan ini berisi notasi –notasi tambahan  yang penggunaanya tidak berdiri sendiri ,melainkan digabung dengan notasi dasar dari bagan klasifikasi  DDC . Tabel-tabel tersebut adalah :

1.      Tabel 1-6 ( selalu ditunjukkan dengan huruf T )

1.1  Tabel 1 Subdivisi Standar

1.2  Tabel 2 Wilayah

1.3  Tabel 3 Subdivisi dari masing-masing kesusastraan

1.4  Tabel 4 Subdivisi dari masing-masing  bahasa

1.5  Tabel 5  Ras,bangsa ,kelompok etnis

1.6  Tabel 6 Bahasa-bahasa

2.      Serangkaian notasi yang ditabulasikan  ,di dalamnya dtemukan catatan tambahan di bawah notasi khusus  dalam bagan  dan biasanya terdapat dalamtabel 1-6

c.        Indeks Relatif .

Indeks  DDC merupakan daftar tajuk  dengan perincian aspek-aspeknya ,yang disusun secara alfabetis dan memberikan petunjuk  berupa nomor kelas ,yang memungkinkan orang menemukan tajuk ( yang tercantum dalam Indeks )  pada  bagan dari table-tabel . Dalam indeks DDC penempatan aspek-aspek subjek tidak tetap ,oleh karena itu disebut Indeks Relatif .Contoh indeks  relative adalah sebagai berikut :

	Listrik                 Fisika                                     537                 Teknik                                   621.3 Listrik ,Arus                                         537.6 Listrik ,Kabel                                       621.319

 

5.      Katalogisasi

Katalogisasi merupakan kegiatan mencatat data bibliografi bahan perpustakaan  ,meliputi : pengarang judul ,edisi ,cetakan ,kota terbit ,penerbit ,tahun  terbit ,jumlah halaman ,ilustrasi ,ukuran ,keterangan seri ,anotasi ( catatan ) dan ISBN ( International Standart Book Number ) .

Unsur dalam deskripsi bahan perpustakaan bentuk buku   terdiri dari urutan ketujuh bidang sebagai berikut :

5.1    Bidang judul dan keterangan  pengarang /penanggung jawab

5.2    Bidang edisi/cetakan

5.3    Bidang rincian khusus ( penomoran atau data matematis )

5.4    Bidang keterangan penerbitan

5.5    Bidang deskripsi fisik

5.6    Bidang seri

5.7    Bidang anotasi

5.8    Bidang ISBN /ISSN ,jilidan ,dan harga

            Katalog terdiri dari beberapa jenis, yaitu

1.                Katalog  pengarang

Digunakan jika buku yang akan kita cari hanya diketahui nama pengarangnya. Atau ingin mengetahui pengarang tertentu telah mengarang buku apa saja. Katalog pengarang disusun sistematis berdasarkan nama pengarang suatu karya di dalam kabinet katalog. Penulisan nama pengarang adalah dengan cara menuliskan terlebih dahulu nama keluarga, contoh  Asep Sugriatna menjadi SUGRIATNA, Asep. Melalui katalog pengarang  dapat diketahui nama pengarang tertentu telah menghasilkan karangan-karangan tertentu.

2.                Katalog Judul

            Digunakan jika buku yang akan kita cari hanya diketahui judul bukunya. Atau ingin mengetahui  judul buku tertentu  yang sama telah dikarang oleh pengarang mana  saja. Katalog judul disusun secara sistematis berdasarkan judul dalam kabinet katalog. Melalui katalog judul dapat diketahui judul-judul buku yang sama, yang dikarang oleh pengarang yang berbeda.

  

3.      Katalog Subyek

      Digunakan bila  kita  ingin mengetahui berbagai buku yang membahas subyek yang sama, biasanya sering digunakan dalam mengumpulkan bahan pustaka untuk kepentingan pembuatan penelitian, makalah dsb. yang membahas suatu subyek tertentu.  Melalui katalog subyek akan diketahui  karya-karya yang dikarang oleh berbagai pengarang dengan judul yang berbeda-beda tetapi memiliki pokok bahasan yang sama.

                                                             

      Katalogisasi merupakan sarana yang efisien membantu pengguna perpustakaan dalam memperoleh dokumen. Menurut Cutter  tujuan katalog adalah sebagai berikut:
1.  Memungkinkan  seseorang mememukan sebuah buku yang diketahui berdasarkan  pengarang . judul atau  subyek
2. Menunjukan buku yang dimiliki perpustakaan  oleh pengarang tertentu, berdasarkan subyek tertentu, atau   dalam jenis literature tertentu
3. Membantu dalam pemilihan buku  berdasarkan edisinya dan  berrdasarkan karakternya
      Fungsi katalogisasi secara umum adalah sebagai berikut :
1.  Mencatat bahan pustaka yang ada di perpustakaan untuk memudahkan        pengguna,
2. Mencari atau menelusur pustaka,
3. mempermudah pencarian buku dalam perpustakaan berdasarkan pengarang, judul dan subyek.

      Adapun fungsi dari katalog adalah sebagai berikut :
1. Menunjukkan tempat suatu buku atau bahan lain dengan manggunakan symbol-simbol angka klasifikasi dalam bentuk nomor panggil,
2. Mendaftar semua buku dan bahan lain dalam susunan alfabetis nama pengarang, judul buku, atau subjek buku yang bersangkutan ke dalam satu tempat khusus perpustakaan untuk memudahkan pencarian entri-entri yang diperlukan,
3. Memberikan kemudahan untuk mencarisuatu buku atau bahan lain di perpustakaan dengan hanya salah satu dari daftar kelengkapan buku yang bersangkutan.

 Penjajaran Koleksi

      Penempatan koleksi perpustakaan diatur sedemikian rupa agar pengguna mudah mencari koleksi yang diinginkan .Penjajaran koleksi dilakukan dengan cara : 

1.      Pengaturan buku  diatur menurut  nomor panggil ( call number ) pada rak yang tersedia.

2.      Pengaturan majalah berdasarkan subjek .Majalah dijilid supaya tidak hilang

3.      Pengaturan surat kabar dengan cara memberi penjepit surat kabar . Bersumberkan dari surat kabar dapat dibuat kliping

4.      Pengaturan bahan pustaka bukan buku  ditempatkan pada tempat /ruang khusus untuk memudahkan penelusuran .

               Penjajaran Kartu Katalog

         Penjajaran kartu catalog  dapat menggunakan system berabjad  yag terdiri   dari dua sistem yaitu :

1.      Sistem berabjad terpadu  yaitu sistem yang digunakan bila jumlah pengunjung yang mengkases catalog dan jumlah koleksi relative sedikit .

2.      Sistem berabjad terbagi digunakan bila telah banyak pengunjung yang menelusur data .

Alur Peminjaman Buku di Perpustakaan

 

                                                                                     

Alur Pengembalian Buku di Perpustakaan

Langkah 1 : 

Peminjam menyerahkan buku kepada petugas untuk dicek kondisinya dan tanggal harus kembali

Langkah 2 :

Petugas  mengambil kartu buku yang terselip pada kartu peminjam , tanggal kembali pada kartu buku ,lembar tanggal kembali  dan kartu peminjam  diberi paraf  sebagai bukti buku sudah kembali

Langkah 3 :

Petugas menyerahkan kartu peminjam  kepada peminjam

Langkah 4 :

pertugas memasukkan kembali kartu buku  ke dalam kantong kartu buku

Langkah 5 :

Petugas mengembalikan buku ke rak

Perpustakaan Berbasis Teknologi Informasi

            Kita mengenal istilah perpustakaan modern seperti electronic library, digital library, cyber library, komputerisasi perpustakaan dan perpustakaan maya (virtual library). Perpustakaan digital (digital library) memfokuskan pada penyediaan layanan bahan pustaka full text berformat digital dan bahan multi media berbasis web atau CD sedangkan cyber mengacu kepada kehidupan maya dalam jaringan komunikasi global. Dari semua istilah tersebut di atas dapat dikatakan bahwa teknologi informasi merupakan tulang punggung (backbone) bagi perpustakaan modern.
            Pada umumnya, teknologi informasi di perpustakaan terdiri atas beberapa komponen yaitu :
1. Perangkat keras seperti server, modem, scanner, harddisk, printer, CD Writer, CD-ROM, kamera digital, dan sebagainya.
2.  Perangkat lunak seperti database, indexing, internet, WB, server dan sebagainya
3. Sumber Daya Manusia (SDM) yang mempunyai ketrampilan di bidang teknologi informasi dan pengetahuan perpustakaan.
4. Koleksi perpustakaan yang mengarah pada koleksi elektronik

            Beberapa manfaat teknologi informasi bagi perpustakaan dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Melalui teknologi informasi, akses menjadi sangat mudah, cepat dan tidak mengenal batas jarak dan waktu
2. Akses content menuju on-line
3. Adanya perubahan pola dan paradigma pengelolaan perpustakaan yang selalu menekankan pada efisiensi dan kecepatan pelayanan
4. Adanya koleksi elektronik seperti CD-ROM, E-Journal dan sejenisnya,
5. Adanya sarana barcode, maka peminjaman koleksi secara fisik akan dapat di proses dengan cepat.
6. Koleksi fisik lebih terjamin karena adanya sensor elektronik

   Menurut Henderson (1992) dalam Sulistyo (1998:3) manfaat teknologi informasi.
Bagi pemakai perpustakaan adalah:

1. menyediakan akses yang cepat dan mudah

2. menyediakan akses bagi pemakai selama 24 jam bila TI dioperasikan selama 24 jam,

3. menyediakan akses pada informasi yang tidak terbatas dari berbagai jenis sumber

4. menyediakan informasi yang lebih mutakhir

5. menyediakan data dari berbagai sumber.

            Dengan adanya perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat, maka perpustakaan sangat perlu mengimplementasikan TI secara terpadu (integrated) pada berbagai aktifitas perpustakaan untuk mencapai layanan prima. Berbagai kegiatan yang dapat meningkatkan mutu layanan perpustakaan antara lain pengelolaan koleksi, pengolahan data perpustakaan, seleksi dan akuisisi, system sirkulasi dan informasi serta kajian pemakai disamping katalog berbasis web, penelusuran bahan pustaka (OPAC) statistik dan sebagainya.

            Sasaran teknologi informasi dalam meningkatkan mutu layanan adalah akses yang mudah, cepat dan akurat melalui jaringan telekomunikasi (LAN, WAN, Internet) baik internal maupun eksternal (pemakai). Di samping itu penyediaan jaringan dari sumber elektronik berupa teknologi digital bagi pemakai akan mempercepat terbentuknya masyarakat informasi.

            Senayan Library Management System ( SLiMS )

            SLiMS merupakan kependekan dari Senayan Library Management System. Software opensource khusus perpustakaan yang lahir pada tahun 2008 ini pada awalnya bernama Senayan. Baru pada pertengahan tahun 2009 nama Senayan berganti menjadi SLiMS..

            SENAYAN adalah perangkat lunak sistem manajemen perpustakaan (library management system) sumber terbuka yang dilisensikan di bawah GPL v3. Aplikasi ini pertama kali dikembangkan dan digunakan oleh Perpustakaan Kementerian Pendidikan Nasional, Pusat Informasi dan Hubungan Masyarakat, Kementerian Pendidikan Nasional. Aplikasi SENAYAN dibangun dengan menggunakan PHP, basis data MySQL, dan pengontrol versi Git.

Beberapa Fitur Senayan

1.       Online Public Access Catalog (OPAC) dengan pembuatan thumbnail yang di- generate on-thefly.

2.       Thumbnail berguna untuk menampilkan cover buku.

3.       Mode penelusuran tersedia untuk yang sederhana (Simple Search) dan tingkat lanjut (Advanced Search)

4.       Detail record juga tersedia format XML (Extensible Markup Language) untuk kebutuhan web service.

5.       Manajemen data bibliografi yang efisien meminimalisasi redundansi data.

6.       Manajemen masterfile untuk data referensial seperti GMD (General Material Designation), Tipe Koleksi, Penerbit, Pengarang, Lokasi, Supplier, dan lain-lain.

7.       Sirkulasi dengan fitur: Transaksi peminjaman dan pengembalian, Reservasi koleksi, Aturan peminjaman yang fleksibel, Informasi keterlambatan dan denda.

8.       Manajemen keanggotaan.

9.       Inventarisasi koleksi (stocktaking)

10.    Laporan dan Statistik

11.    Pengelolaan terbitan berkala

12.    Dukungan pengelolaan dokumen multimedia (.flv,.mp3) dan dokumen digital. Khusus untuk pdf dalam bentuk streaming.

13.    Senayan mendukung beragam format bahasa termasuk bahasa yang tidak menggunakan penulisan selain latin.

            Dari tahun 2008 sampai pertengahan tahun 2010, developer SLiMS telah merilis 14 versi yang berbeda. Versi terakhir yang telah dirilis adalah SLiMS Stable 14 yang dinamakan SLiMS Seulanga.

            Berbeda dengan versi sebelumnya, SLiMS Seulanga memiliki fitur tambahan seperti Union Catalog Service, P2P Service, Cetak bukti transaksi, Flexible custom field di membership dan bibliografi. Union Catalog Service (UCS) memungkinkan para pengguna SLiMS untuk membuat katalog induk bersama. Penyediaan fitur ini merupakan suatu usaha untuk membentuk katalog bersama berskala besar. Diharapkan kedepannya, pengguna SLiMS dapat membentuk katalog bersama yang dapat memudahkan pemustaka dalam melakukan penelusuran koleksi perpustakaan.

            P2P (Peer to Peer) Service merupakan fasilitas yang dapat digunakan oleh pengelola perpustakaan untuk berbagi data bibliografi. Melalui fitur ini, masing-masing perpustakaan yang memiliki kesamaan data bibliografi dapat saling berbagi untuk mempercepat proses pengolahan koleksi. Jika suatu perpustakaan memiliki koleksi baru, maka pengelola perpustakaan yang bersangkutan tidak perlu mengetikkan deskripsi bibliografinya. Mereka cukup meminta data koleksi tersebut telah dimiliki oleh pengguna SLiMS lain.

            Layanan Cetak bukti transaksi memungkinkan pengelola perpustakaan untuk mencetak bukti-bukti transaksi perpustakaan. Untuk saat ini, baru transaksi sirkulasi yang dapat dilakukan pencetakan. Sedangkan fleksible custom field akan memudahkan pengguna SLiMS untuk melakukan kustomisasi pada field-field terkait sesuai dengan kebutuhan masing-masing.

            Saat ini, tim developer SLiMS berusaha mengembangkan Seulanga menjadi SLiMS Stable 15 (SLiMS Matoa). Disamping memiliki fitur yang ada pada versi sebelumnya, pada Matoa rencananya akan ditambah dengan implementasi fitur third party indexing, P2P paging, pencarian yang baru dan dukungan notasi klasifikasi. Dengan berbagai kelebihan tersebut, maka tidak heran SLiMS menjadi software opensource perpustakaan paling laris di Indonesia.

            Melalui komunitas SLiMS Jogja, saat ini telah dibentuk katalog induk bersama yang diberinama Jogjalib.net. Melalui katalog induk bersama ini, pemustaka akan diberi kemudahan dengan menyediakan satu pintu gerbang penelusuran koleksi perpustakaan di seluruh Yogyakarta. Cukup dengan mengklik satu halaman web (http://www.jogjalib.net/) pemustaka telah dapat menjelajah di berbagai perpustakaan di seluruh Yogyakarta yang telah bergabung di dalamnya.

            Arif Surachman  menulis Penerapan TI dalam bidang layanan perpustakaan ini dapat dilihat dari beberapa hal seperti:

1.      Layanan Sirkulasi

            Penerapan TI dalam bidang layanan sirkulasi dapat meliputi banyak hal diantaranya adalah layanan peminjaman dan pengembalian, statistik pengguna, administrasi keanggotaan, dan lain -lain. Selain itu dapat juga dilakukan silang layan antar perpustakaan yang lebih mudah dilakukan apabila teknologi informasi sudah menjadi bagian dari layanan sirkulasi ini. Teknologi saat ini sudah memungkinkan adanya self-services dalam layanan sirkulasi melalui fasilitas barcoding dan RFID (Radio Frequency Identification). Penerapan teknologi komunikasipun sudah mulai digunakan seperti penggunaan SMS, Faksimili dan Internet.

2.       Layanan Referensi & Hasil-hasil Penelitian

            Penerapan TI dalam layanan referensi dan hasil-hasil penelitian dapat dilihat dari tersedianya akses untuk menelusuri sumber-sumber referensi elektronik / digital dan bahan pustaka lainnya melalui kamus elektronik, direktori elektronik, peta elektronik, hasil penelitian dalam bentuk digital, dan lain-lain.

3.      Layanan Journal / Majalah / Berkala

            Pengguna layanan journal, majalah, berkala akan sangat terbantu apabila perpustakaan mampu menyediakan kemudahan dalam akses ke dalam journal-journal elektronik, baik itu yang diakses dari database lokal, global maupun yang tersedia dalam format Compact Disk dan Disket. Bahkan silang layan dan layanan penelusuran informasipun bisa dimanfaatkan oleh pengguna dengan bantuan teknologi informasi seperti internet.

4.      Layanan Multimedia / Audio-Visual

            Layanan multimedia / audio-visual yang dulu lebih dikenal sebagai layanan “non book material” adalah layanan yang secara langsung bersentuhan dengan TI. Pada layanan ini pengguna dapat memanfaatkan teknologi informasi dalam bentuk Kaset Video, Kaset Audio, MicroFilm, MicroFische, Compact Disk, Laser Disk, DVD, Home Movie, Home Theatre, dll. Layanan ini juga memungkinkan adanya media interaktif yang dapat dimanfaatkan pengguna untuk melakukan pembelajaran, dsbnya. Hal lain yang perlu diperhatikan dalam layanan perpustakaan adalah pengguna yang mempunyai keterbatasan, seperti penglihatan yang kurang, buta, pendengaran yang kurang dan ketidakmampuan lainnya. Layanan Multimedia / Audio-Visual memungkinkan perpustakaan dapat memberikan pelayanan kepada para pengguna dengan kriteria ini. Sebagai contoh dari bentuk penerapan teknologi untuk itu adalah Audible E-books, Digital Audio Books, InfoEyes (Virtual Reference), Braille, dsbnya.

5.      Layanan Internet & Computer Station

            Internet saat ini menjadi “bintang” dalam TI. Orang sudah tidak asing lagi untuk menggunakan internet dalam kehidupannya. Untuk itu mau tidak mau perpustakaanpun harus dapat memberikan layanan melalui media ini. Melalui media web perpustakaan memberikan informasi dan layanan kepada penggunanya. Selain itu perpustakaan juga dapat menyediakan akses internet baik menggunakan computer station maupun WIFI / Access Point yang dapat digunakan pengguna sebagai bagian dari layanan yang diberikan oleh perpustakaan. Pustakawan dan perpustakaan juga bisa menggunakan fasiltas web-conferencing untuk memberikan layanan secara online kepada pengguna perpustakaan. Web-Conferencing ini dapat juga dimanfaatkan oleh bagian layanan informasi dan referensi. OPAC atau Online Catalog merupakan bagian penting dalam sebuah perpustakaan, untuk itu perpustakaan perlu menyediakan akses yang lebih luas baik itu melalui jaringan lokal, intranet maupun internet.

6.      Keamanan

            Teknologi informasi juga dapat digunakan sebagai alat untuk memberikan kenyamanan dan keamanan dalam perpustakaan. Melalui fasilitas semacam gate keeper, security gate, CCTV dan lain sebagainya, perpustakaan dapat meningkatkan keamanan dalam perpustakaan dari tangan-tangan jahil yang tidak asing sering terjadi dimanapun.

7.      Pengadaan

            Bagian Pengadaan juga sangat terbantu dengan adanya teknologi informasi ini. Selain dapat menggunakan TI untuk melakukan penelusuran koleksi-koleksi perpustakaan yang dibutuhkan, bagian ini juga dapat memanfaatkannya untuk menampung berbagai ide dan usulan kebutuhan perpustakaan oleh pengguna. Kerjasama pengadaan juga lebih mudah dilakukan dengan adanya TI ini.

            Implementasi TI dalam layanan perpustakaan dari waktu ke waktu akan terus berkembang baik itu untuk keperluan automasi perpustakaan maupun penyediaan media / bahan pustaka berbasis TI ini.

Perpustakaan SD Kristen 03 Eben Haezer Salatiga

Pada saat ini Sistem Informasi Perpustakaan  di SD Kristen 03 Eben Haezer merupakan perpaduan antara system manual dan  persiapan menuju perpustakaan  berbasis Teknologi Informasi computer . Program yang digunakan saat ini adalah SENAYAN . Namun ,penerapan  SENAYAN belum maksimal  masih dalam tahap penyempurnaan  .  Hal yang masih dipersiapkan adalah  penggunaan barcode untuk kartu anggota . Selain itu  layanan perpustakaan belum dapat dilakukan online  secara luas  melalui internet ,baru sebatas  di link dengan sebagian computer di lingkungan sekolah . Harapan ke depan layanan perpustakaan dapat dilakukan online untuk meningkatkan pelayanan kepada pengguna perpustakaan .

Layanan program SENAYAN  yang  digunakan di  SD Kristen 03 Eben Haezer yaitu  OPAC ( On Line Public Acces Catalog  )  atau catalog digital .Kegunaanya adalah untuk penelusuran bahan pustaka yang ada. Untuk mencari data dilakukan dengan dua cara yaitu :

a.       Pencarian sederhana  dilakukan dengan  mengetik kata kunci yang berkaitan dengan buku ,misalnya  judul ,pengarang ,dan lain-lain

b.      Pencarian subjek  yaitu penelusuran lanjut dengen menggunakan kata kunci yang lebih spesifik .

Pengolahan  bahan –bahan perpustakaan sudah dilaksanakan sesuai dengan peraturan yang ada . Katogisasi dilakukan dengan otomasi .Meskipun  demikian katalogisasi secara  manual masih dibuat  untuk back up data . Saat ini catalog manual masih perlu disempurnakan .

Bahan  -bahan perpustakaan yang datang  akan didata dengan 2 jalur yaitu ditulis di buku inventaris  dan di input  di computer . Buku akan diklasifikasi terlebih dahulu. Klasifikasi  buku dilakukan berdasarkan  klasifikasi DDC   ,setelah itu data dimasukkan ke computer . Buku –buku yang baru akan distempel ,diklasifikasi , dilakukan labelisasi ,dilengkapi dengan  slip tanggal pengembalian ,kartu buku dan kantong  buku .Setelah semua proses selesai buku dipinjamkan .

Proses peminjaman  dilakukan dengan tahap –tahap sebagai berikut :

1.      Peminjam menunjukkan  kartu anggota kepada petugas . Kartu anggota dalam proses dilengkapi dengan barcode .

2.      Peminjam memilih koleksi buku yang dikehendaki

3.      Setelah  menemukan  buku  maka buku akan ditulis di buku peminjaman

4.      Petugas akan menulis tanggal kembali pada slip

5.      Petugas menulis tanggal peminjaman dan tanggal kembali pada kartu kembali .             Pada saat ini sebenarnya sudah memebrlakukan system denda tapi belum dapat berjalan dengan lancar .

6.      Setelah petugas mendata peminjaman di buku ,kemudian data dimasukkan ke program SENAYAN .

                        Proses  pengembalian buku dilakukan dengan cara sebagai berikut :

a.       Buku dikembalikan kepada petugas

b.      Petugas menulis tanggal kembali pada buku peminjaman

c.       Petugas menulis data pengembalian pada computer

      Pada saat ini sistem informasi perpustakaan di SD Kristen 03 Eben Haezer  telah dimanfaatkan untuk  :

1.      Layanan sirkulasi : sistem informasi memudahkan warga sekolah  untuk         memperoleh  layanan  peminjaman koleksi perpustakaan yang terdiri dari buku  bacaan ,buku teks ,buku referensi ,surat kabar /majalah  ,kliping dan      termasuk koleksi non buku . Peserta didik  merasakan manfaat ini        perpustakaan .

2.      Layanan Referensi : para warga sekolah  diijinkan untuk meminjam buku       referensi ,tetapi hanya dibaca di tempat .Buku referensi yang dengan            dibuktikan tingginya minat untuk meminjam koleksi bahan pustaka  di sering    dipinjam adalah kamus ,ensiklopedi  ,klipping dan Buku Kumpulan Soal           Tes.

3.      Layanan Majalah dan surat kabar : layanan majalah dilakukan          dengan  adanya pengadaan majalah anak-anak dan majalah sains .     Sedangkan layanan surat kabar dilakukan dengan pengadaan surat kabar            nasional

4.      Layanan Multimedia / Audio-Visual: sekolah menyediakan layanan    multimedia  berupa pengadaaan CD pembelajaran dan sarana multimedia           seperti TV ,DVD dan LCD

5.      Layanan internet  :layanan ini digunakan oleh guru dan peserta didik              untuk  mendukung  proses belajar mengajar .Perpustakaan dilengkapi      dengan Free Hot Spot Area .

PENUTUP

      Berdasarkan  pemaparan di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan  harus memiliki system informasi  yang baik .Bagi perpustakaan itu sendiri sistem  informasi dapat  mempermudah  pelayanankepada anggota . Sedangkan bagi pengguna perpustakaan ,system yang teratur  akan memudahkan mereka untuk  memanfaatkan layanan yang mereka butuhkan  baik berkaitan dengan sirkulasi maupun pelayanan yang lainnya.  

      Kenyataan di lapangan membuktikan bahwa  meskipun perpustakaan dianggap penting ,namun kenyataannya   belum dikelola dengan system informasi yang baik . Perpustakaan terbatas pada sarana fisik berupa buku dan gedung .Perpustakaan belum diberi “roh “ yang disebut system kelola yang baik ,sehingga tidak  dapat dimanfaatkan dengan maksimal .

      Khusus mengenai system perpustakaan di SD Kristen 03 Eben Haezer  terdapat  beberapa hal yang perlu ditingkatkan yaitu :

1.      Katalogosasi  buku secara manual untuk back up katalogosasi digital yang sudah dilakukan

2.      Perluasan jaringan computer ,tidak hanya sebatas link  antar computer di sekolah tetapi dikembangkan dengan system online  secara lebih luas sehingga meningkatkan pelayanan kepada pengguna perpustakaan

3.      Penambahan koleksi  supaya  jumlahnya memadai dengan banyaknya murid yang  semakin meningkat

4.      Alur pengolahan bahan pustaka dilaksanakan  dengan tepat waktu tanpa menunda-nunda ,karena akan mmepengaruhi kelancaran pelayanan

5.      Sistem Informasi harus ditingkatkan  lebih baik lagi baik secara manual maupun digital .

6.      Peningkatan variasi dan kualitas  layanan  baik layanan  sirkulasi ,multimedia ,internet dan lain-lain  .

                Pada akhir tulisan ,penulis mengajak para pembaca untuk  lebih mencintai perpustakaan  sebagai pusat sumber belajar .

DAFTAR PUSTAKA

Arif Surachman , arifs@ugm.ac.id ,Perpustakaan UGM ,Yogyakarta

 Badan Arsip dan Perpustakaan ,Propinsi Jawa Tengah Pedoman Perpustakaan Sekolah  Dasar , ,2009,Jawa Tengah

Suwarno,Wiji , Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan Sebuah Pendekatan Praktis Ar-Ruzz Media,2007,Yogyakarta

www.DuniaPustaka.com ,Sejarah SLiMS

www.DuniaPustaka.com ,SLiMS Software Lokal Citarasa Internasional 

www.DuniaPustaka.com ,Sofware Senayan

Tairas,J.N.B,Daftar Tajuk Subyek untuk Perpustakaan  Edisi Ringkas ,2001,Jakarta

UPT  Perpustakaan Universitas Sebelas Maret ,Layanan Perpustakaan Berbasis Teknologi Informasi ,Surakarta

 http://library.unisba.ac.id/katalog.htm

Categories: Makalah, mata kuliah perpustakaan