MANAJEMEN PERPUSTAKAAN
MAKALAH
INI DISAJIKAN SEBAGAI TUGAS
MATA KULIAH KLASIFIKASI 1
SEMESTER
4/ 2015
Disusun Oleh
:
Nama :
Indri Yani
Nim : 13422047
Kelas :
13 Pus – B
Dosen Pembimbing
Nirmala
, Dra.
JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ADAB DAN BUDAYA ISLAM
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI RADEN FATAH
PALEMBANG
2015
PENDAHULUAN
Manajemen adalah kebutuhan pokok bagi setiap organisasi /
institusi, dari organisasi yang besar sampai organisasi yang paling sederhana.
Tidak ada organisasi yang berjalan tanpa adanya manajemen, baik organisasi
bisnis, instansi pemerintah, rumah sakit, laboratorium penelitian , lembaga
penelitian, perguruan tinggi dan juga perpustakaan.
Sebagaimana perpustakaan yang merupakan organisasi yang
berada di dalam lingkup suatu badan, Institusi, Lembaga atau UPT, yang bergerak dalam
bidang jasa layanan rujukan, baik secara manual maupun digital. Untuk mengelola
sebuah perpustakaan tidak semudah kita membalikan tangan, akan tetapi
diperlukan kemampuan manajemen yang baik, agar arah kegiatan sesuai dengan
tujuan yang diinginkan. Kemampuan manajemen itu juga diperlukan untuk menjaga
keseimbangan tujuan-tujuan yang berbeda dan mampu dilaksanakan secara efektif
dan efisien. Pengetahuan dasar dalam mengelola perpustakaan agar berjalan
dengan baik diperlukan sebuah ilmu manajemen. Manajemen sangat diperlukan dalam
berbagai kehidupan untuk mengatur langkah-langkah yang harus dilaksanakan oleh
seluruh elemen dalam suatu perpustakaan.
Manajemen
perpustakaan merupakan pengelolaan
perpustakaan yang didasarkan kepada teori dan prinsip-prinsip manajemen.
PEMBAHASAN
A. Pengertian Manajemen Perpustakaan
Manajemen berasal dari bahasa inggris “management”
turunan dari kata “to manage” yang artinya mengurus atau tata laksana atau
ketatalaksanaan.[1]Manajemen
mempunyai beberapa pengertian, antara lain:
a.
Kepemimpinan,
baik dalam arti orang-orangnya maupun fungsinya, dalam kegiatan organisasi,
terutama dalam mengambil keputusan- keputusan, yang dilakukan dengan mengadakan
rapat.
b.
Kepengurusan,
yang diangkat melalui pemilihan. Oleh
sebab itu di dalam menjalankan menejemen bersifat demokratis. Pengertianyan,
bahwah apa yang di laksanakan adalah yang di putuskan dalam rapat pemilih atau
pembemtukan kepengurusan tersebut.
c.
Ketatalaksanaan,
ialah manajemen yang bersifat menata, mengatur pelaksanaan dan melaksanakan
keputusan-keputusan atau perintah atasan.
d.
Pengelolaan,
ialah manajemen sumber daya, misalnya personol, keuangan, material, inventaris,
waktu dan sebagainya.
e.
Pengendalian,
ialah managemen suatu situasi dan kondisi (kontrol), misalnya pengendalian
wilayah, keamanan, dan ketertiban wilayah.
f.
Pembinaan,
ialah manajemen yang bersifat pengembangan : jiwa, kemampuan, keahlian orang,
kelompok orang, dan masyarakat. Misalnya pembinaan masyarakat, dan pembinaan
teritorial.
Secara umum pengertian manajemen adalah
pengendalian dan pemanfaatan semua faktor dan sumber daya, yang menurut suatu
perencanaan (planning) diperlukan
untuk mencapai atau menyelesaikan suatu tujuan kerja yang tertentu.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia
terdapat dua pengertian tentang manajemen yaitu :
1.
Manajemen
adalah suatu proses penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai
sasaran.
2.
Manajemen
adalah pejabat atau pimpinan yang bertanggung jawab atas jalannya perusahaan.[2]
Banyak ahli yang memberikan defenisi
tentang manajemen , diantaranya:
1.
Harold
koontz & O’ Donnel dalam bukunya yang berjudul “Principles of Management” mengemukakan, “ manajemen adalah
berhubungan dengan pencapaian suatu tujuan yang dilakukan melalui dan dengan
orang-orang lain”.
2.
George
R.Terry dalam bukunya yang berjudul “Principles
of Management” mengemukakan “ manajemen adalah suatu proses yang membedakan
atas perencanaan, pengorganisasian, penggerakan pelaksanaan dan pengawasan
dengan memanaatkan baik ilmu maupun seni, agar dapat menyelesaikan tujuan yang
telah ditetapkan sebelumnya.
3.
James
A.F.Stoner, menyatakan bahwa “manajemen adalah seni untuk melaksanakan suatu
pekerjaan melalui orang-orang”.[3]
Perpustakaan berasal dari kata pustaka, yang berarti buku. Setelah
mendapat awalan per- dan akhiran –an menjadi perpustakaan , yang berarti kitab, kitab primbon, atau kumpulan
buku-buku, yang kemudian disebut koleksi bahan pustaka.
Setelah mengetahui pengertian manajemen
dan perpustakaan maka dapat kita simpulkan pengertian manajemen perpustakaan
merupakan pengelolaan perpustakaan yang didasarkan kepada teori dan
prinsip-prinsip manajemen.[4]
Dalam hal manajemen perpustakaan, Jo
Bryson mengemukakan bahwa “ manajemen perpustakaan merupakan upaya pencapaian
tujuan dengan pemanfaatan sumber daya manusia, informasi, sistem, dan sumber
dana dengan tetap memperhatikan fungsi manajemen, peran, dan keahlian.[5]
B. Karakteristik dan Nilai-Nilai Manajemen
Dalam konteks era modern saat ini, salah
satu ilmuan yang banyak mempengaruhi kancah dunia manajemen adalah Abraham
Maslow. Menurut Lasa, teori yang dipelopori oleh Abraham Maslow pada tahun 1941
menekankan bahwa manusia mempunyai kebutuhan yang sangat kompleks, seperti
peningkatan taraf hidup, sosial, keamanan, prestise, dan aktualisasi.
Dari penelusuran ke berbagai literatur,
Lasa menemukan bahwa setidak-tidaknya ada empat karakteristik manajemen modern
yaitu:
1.
Manajemen
tidak dapat dipandang sebagai suatu proses teknik secara ketat.
2.
Managemen
itu sistematis, dan cara pendekatannya harus hati-hati.
3.
Organisasi
adalah suatu kesatuan, dan cara pendekatan individual harus disesuaikan dengan
situasi.
4.
Diperlukan
cara pendekatan motivasional untuk menghasilkan komitmen dalam pencapaian
tujuan.
Dengan demikian, manajemen modern telah
telah membawa suatu ciri khas baru dalam aktivitas dan kegiatannya, yaitu lebih
fleksibel alias tidak kaku dan menggunakan pendekatan individual serta
motivasional.
Sementara itu, Masei mengungkapkan ada sejumlah nilai yang pada umumnya dapat
diterima dalam manajemen. Nilai-nilai yang dimaksud ialah:
1.
Kebahagiaan
Kebahagiaan adalah nilai tertinggi, bukan
saja dalam manajemen, melainkan dalam setiap aktivitas manusia. Sebab,
seseorang yang merasa bahagia akan melakukan kegiatan sepenuh hati dengan
menomor duakan imbalan materi.
2.
Ketaatan
pada Hukum
Ketaatan pada hukum adalah suatu nilai
yang selaras dengan hakikat manajemen. Yaitu, menciptakan hukum untuk
organisasinya sendiri.
3.
Konsistensi
dan Kesetiaan
Nilai ini sama dengan nilai ketaatan dan
kesetiaan pada hukum. Sebab, perilaku dan tata kerja para personalia
organisasi, termasuk para manajer, sudah diatur oleh peraturan organisasi
mereka.
4.
Integritas
Integritas pribadi adalah suatu nilai yang
sangat di butuhkan, terutama oleh para pemimpin sebab, seorang pemimpin akan
selalu ada ditengah para anggota organisasi yang dipimpinnya. Supaya dapat
diterima dengan baik oleh para anggotanya, ia perlu memiliki integritas
pribadi. Suatu pribadi yang dapat berbaur dengan pribadi-pribadi lainnya dan
mampu beradabtasi dengan segala macam pribadi.[6]
C. Unsur-Unsur Manajemen Perpustakaan
Fungsi-fungsi manajemen yang terdiri atas
perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan dijalankan guna
mencapai tujuan organisasi perpustakaan yang telah ditentukan sebelumnya. Namun
ada hal yang harus dipenuhi didalam menjalankan fungsi-fungsi tersebut, yaitu
unsur-unsur manajemen. Unsur manajemen itu terdiri atas en am hal yang bisa
disebut enam M, yaitu:
1.
Man (manusia)
Manusia atau yang sering disebut sumber
daya manusia (SDM), termasuk didalamnya sumber daya otak (brain). Didalam
manajemen unsur manusia merupakan yang paling utama. Sebab semuanya berawal
dari unsur manusia tersebut. Unsur manusia meliputi beberapa hal yang harus
diperhatikan antara lain:
a.
Jumlah
, harus sesuai dengan formasi dan kebutuhan.
b.
Persyaratan,
seperti pendidikan, kemampuan, keterampilan, pengalaman.
c.
Komposisi,
misalnya unsur pimpinan, unsur pelaksana, teknis, unsur administrasi.
Manusia juga mempunyai kepribadian,
kemauan, keinginan, kehendak, ide, gagasan, dan pikiran yang membedakannya
dengan mahkluk-mahkluk yang lain sangat menentukan dan diperlukan. Unsur
manusia sebagai sumber daya manusia mencakaup:
a.
Perencanaan
kebutuhan, berapa yang dibutuhkan oleh perpustakaan
b.
Seleksi,
melalui kualifikasi, persyaratan, penempatan, sesuai dengan kemampuan dan
tempat job nya.
c.
Penempatan
sesuai dengan kemampuan dan posisi atau jabatan.
d.
Pembinaan,
mencakup karir, dan jabatan, peningkatan kemampuan melalui pendidikan,
pelatihan, dan pendidikan nonformal, serta pelatihan dalam jabatan, magang, dan
lain-lain. Peningkatan kesejahteraan seperti gaji, pendapatan tambahan, pakaian
dinas (seragam), koperasi dan lain-lain.
Pemberian rasa aman, tentram, dan suasana
kerja yang menyenangkan, lalu kesempatan berkembang dan berkarir. Penghargaan
(reward) dan hukuman (punishment) kepada yang melakukan kelalaian yang seimbang
dan bersifat mendidik, bukan bersifat mematikan karir. Hukuman itu bukan atas
dasar dendam pribadi. Kegiatann yang terakhir adalah pensiun (purna karya/purna
bakti) setelah mencapai masa usia tertentu, dan dikembalikan kepada masyarakat.
Pengembalian tersebut sebaiknya disertai dengan penghargaan yang wajar,
membanggakan, sebagai bentuk terimakasih atas dedikasih, pengabdian, darma
bakti kepada organisasi (pperpustakaan) selama puluhan tahun.
Penghargaan lebih lanjut mungkin
diusahakan adanya tali hubungan yang berlanjut yang informal bersifat personal
contect. Meskipun secara formal sudah terputus, namu secara kekeluargaan, perlu
dibina hubungan yang baik, karna ada ikatan batin, emosional dan kebanggaan
organisasi(semangat korps). Pembinaan pegawai yang berorientasi kepada dasar
atau segi kemanusiaan dapat dilakukan.
2.
Money atau uang (modal kerja)
Tanpa tersedianya anggaran biaya akan
sangat sulit bagi perpustakaan untuk bertahan apalgi untuk terus berkembang.
Anggaran sebuah perpustakaan harus disediakan oleh lembaga induknya atau
penyelenggaranya. Untuk perpustakaan pemerintah maka anggaran yang diperlukan
disediakan melalui Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) untuk yang di
pusat atau Anggaran Pendapatan dean Belanja Daerah (APBD) untuk yang di daerah.
Prinsip-prinsip angaran atau biaya perpustakaan itu antar lain:
a.
Sumbernya
pasti
b.
Pengunaanya
menurut rencana
c.
Orientasinya
bedasarkan program
d.
Pengelolaanya
akuntabel dan responsible
e.
Pertangung
jawabnya menurut aturan tertentu
f.
Jumlah
angaran di usahakan terus meningkat
g.
Pelaksanaanya
selalu dapat di kontrol dengan baik
h.
Menerapkan
sistem efektif efesien
3.
Machines (mesin-mesin penunjang)
Mesin-mesing yang biasanya di gunakan di
perpustakaan antara lain mesin tik, mesin foto copy, mesin pres, mesin fax,
mesin jilid, dan komputer. Semua jenis mesin tersebut di maksudkan untuk:
a.
Mempermudah
dan menyerhanakan pekerjaan
b.
Meperingan
beban dan tugas, mempercepat proses waktu kerja
c.
Menhemat
tenaga manusia (manual)
d.
Menghemat
biaya
e.
Menghasilkan
produk yang berkualitas
f.
Memperbaiki
hasil (luaran)
g.
Meningkatkan
peforma dan kenerja perpustakaan
Oleh sebab itu pengadaan mesin-mesin harus
memperhitungkan beberapa hal seperti:
a.
Kesiapan
tenaga operasional
b.
Ketersediaan
dana
c.
Tingkat
kebuthan yang mendesak
d.
Volume
kegiatan
e.
Spesifikasi
untuk masing-masing mesin
f.
Daya
tahan, tingkat kemudahan / kesulitan pemeliharaan
g.
Perawatan
h.
Ketersediaan
suku cadang dan bengkel
4.
Materials (inventaris atau material)
Perpustakaan memiliki banyak sekali barang
dan benda (material) baik berupa inventaris, maupun perlengkapan dan perabot
serta sarana prasarana yang lainnya. Benda-benda
tersebut antara lain:
a.
Gedung
dan ruangan
b.
Perabot
dan perlengkapan
c.
Koleksi
bahan pustaka
d.
Mesin-mesin
e.
Sarana
komunikasi dan transfortasi
5.
Methods (sistem prosedur dan mekanisme kerja)
Metode yang diterapkan diperpustakaan
adalah untuk menghimpun, mengelola, mengemas, menyimpan, dan menyajikan serta
memberdayakan informasi. Metode tersebut harus jelas, dapat dipahami dan
dilaksanakan serta dipergunakan, baik oleh petugas maupun pemakai perpustakaan.
Yang dikategorikan metode atau sistem dalam perpustakaan mencakup :
a.
Pengadaan
yanng dimulai dari perencanaan kebutuhan koleksi bahan pustaka, proses seleksi
berdasarkan alat-alat seleksi (selection tools), penyiapan anggaran (untuk yang
dibeli), dan proses akuisisinya sendiri.
b.
Pengolahan,
yang dikerjakan dengan beberapa buku pedoman seperti dalam kelas klasifikasi,
katalogisasi, dan penentuan tajuk subjek.
c.
Layanan,
misalnya menggunakan sistem terbuka atau tertutup, bagaimana persyaratan
keanggotaan, dan peminjaman.
6.
Market (pasar)
Yang dimaksud dengan pasar disini adalah
bahwa perpustakaan memenuhi syarat-syarat dan sifat-sifat yang memungkinkan
terjadinya transaksi informasi, antara lain :
a.
Sirkulasi
atau peminjaman dan pengembalian bahan pustaka
b.
Kunjungan
orang-orang ke perpustakaan untuk membaca/belajar, dan menikmati hiburan batin
dengan bacaan yang menyenangkan.
c.
Terpenuhinya
kebutuhan inormasi bagi pengunjung
d.
Terjadinya
akses informasi
e.
Tersebarnya
informasi dan termanfaatkannya informasi
f.
Terselenggaranya
layanan perpustakaan
Unsur pasar atau market diperpustakaan
harus memenuhi kriteria antara lain:
a.
Ada
permintaan dan penawaran informasi
b.
Ada
tempat (perpustakaan)
c.
Ada
unsur penyedia informasi (penerbit, tokoh buku, dan agen)
d.
Ada
staff layanan sebagai “penjual”
e.
Ada
“pembeli” (pemakai perpustakaan)
f.
Ada
“perjanjian” (kesepahaman) atau ketaatan aturan layanan dan sanksi bagi mereka
yang terlibat didalamnya.[7]
D. Tingkatan Manajemen
Dalam management terdapat minimal 4 ciri
yaitu :
1.
Ada
tujuan yang hendak dicapai
2.
Ada
pemimpin (atasan)
3.
Ada
yang dipimpin (bawahan)
4.
Ada
kerjasama
Khusus menyangkut masalah pemimpin
(atasan) harus memiliki berbagai kemampuan (skills). Kemampuan (skills) yang
dimaksud terdiri dari :
1)
Managerial
skills (entrepreneurial) yaitu kemampuan untuk mempergunakan kesempatan secara
efektif serta kecakapan untuk memimpin usaha-usaha penting.
2)
Technoligical
skills yaitu keahlian khusus yang bersifat ekonomis teknis yang diperlukan pada
pelaksanaan pekerjaan ekonomis.
3)
Organisational
skills, yaitu kecerdasan untuk mengatur berbagai usaha.
Dalam kenyataannya tidak semua pemimpin
harus memiliki seluruh kemampuan dengan tingkat intensitas yang sama. Sebab pemimpin
itu sendiri dapat dikelompokkan menjadi tiga tingkatan. Sehingga kemampuan yang
harus dimilikinya pun berbeda.
Adapun tingkatann kepemimpinan atau
manajemen terdiri dari :
1.
Top
management (manajemen tingkat atas)
2.
Middle
management (manajemen tingkat menengah)
3.
Lower
management (manajemen tingkat rendah)
Jumlah management pada setiap tingkatan tergantung
pada besar kecilnya suatu organisasi atau instansi. Namun demikian, biasanya
top mangement jumlahnya akan lebih sedikit dari pada middle management dan
middle management lebih sedikit daripada lower management.[8]
E. Manajemen Efektif dan Efesien
Rohiat mengungkapkan bahwa masalah
efektivitas dan efisiensi adalah hal yang pokok dalam kehidupan sistem
organisasi. Sejak awal perkembangannya, ilmu manajemen selalu memfokuskan
pengamatannya pada efektivitas dan efesiensi.
Dalam hal itu, Rohiat menunjukan beberapa
indikatornya. Pertama, manajemen yang
fleksibel, maksudnya sebuah manajemen yang efektif adalah dapat menyesuaikan
diri dengan berbagai situasi dan kondisi. Kedua,
memegangi nilai-nilai manajemen, yaitu kebahagiaan,
ketaatan pada hukum, konsistensi, integritas dan kesetiaan.
Adapun empat keterampilan yang diperlukan
manajer agar mampu menjalankan manajemen yang efektif dan efesien antara lain
keterampilan konseptual, keterampilan manusiawi, keterampilan teknik dan keterampilan
desain.
Sementara itu, untuk menunjukkan perbedaan
antara manajemen yang efektif dan efesien, penjelasan Reddin dapat dilihat pada
tabel berikut:
|
NO.
|
Manajemen Efektif
|
Manajemen efisiensi
|
|
1
|
Membuat yang benar
|
Mengerjakan yang benar
|
|
2
|
Mengkreasikan alternatif-alternatif
|
Menyelesaikan masalah
|
|
3
|
Mengoptimalkan sumber-sumber
|
Mengamankan sumber-sumber
|
|
4
|
Memperoleh hasil
|
Mengikuti tugas-tugas pekerjaan
|
|
5
|
Meningkatkan keuntungan
|
Merendahkan biaya
|
Dari tabel tersebut, dapat dipahami bahwa
para manajer perlu mengusahakan kesejajaran antara efektivitas dan efesiensi
dalam manajemennya. Manajemen yang efektif saja sangat mungkin menjadi suatu
pemborosan. Begitu pula sebaliknya, manajemen yang efisien saja tidak akan
memenuhi tujuan organisasi. Dengan kata lain, manajemen yang baik mestilah yang
efektif dan efesien.[9]
KESIMPULAN
Manajemen mempunyai beberapa pengertian,
antara lain: Pemimpin, Pengurus atau kepengurusan, Ketatalaksanaan, Pengelolaan,
Pengendalian, Pembinaan.Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia terdapat dua
pengertian tentang manajemen yaitu :
1.
Manajemen
adalah suatu proses penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai
sasaran.
2.
Manajemen
adalah pejabat atau pimpinan yang bertanggung jawab atas jalannya perusahaan.
Manajemen perpustakaan merupakan
pengelolaan perpustakaan yang didasarkan kepada teori dan prinsip-prinsip
manajemen.
Manajemen modern telah telah membawa suatu
ciri khas baru dalam aktivitas dan kegiatannya, yaitu lebih fleksibel alias
tidak kaku dan menggunakan pendekatan individual serta motivasional.
Sementara itu, Masei mengungkapkan ada sejumlah nilai yang pada umumnya dapat
diterima dalam manajemen. Nilai-nilai yang dimaksud ialah: Kebahagiaan, Ketaatan
pada Hukum, Konsistensi dan Kesetiaan, Integritas.
Unsur manajemen itu terdiri atas enam hal
yang bisa disebut enam M, yaitu: Man (manusia), Money atau uang (modal kerja), Machines
(mesin-mesin penunjang), Materials (inventaris atau material), Methods (sistem
prosedur dan mekanisme kerja), Market (pasar).
Adapun tingkatann kepemimpinan atau
manajemen terdiri dari : Top management (manajemen tingkat atas), Middle
management (manajemen tingkat menengah), Lower management (manajemen tingkat
rendah).
Dalam manajemen juga perlu mengusahakan
kesejajaran antara efektivitas dan efesiensi dalam manajemennya.
DAFTAR PUSTAKA
Herlina, 2007. Ilmu perpustakaan dan informasi. Palembang
: IAIN Raden Fatah Press
Sutarno NS, 2006. Manajemen Perpustakaan. Jakarta : Sagungseto.
Prastowo, Andi, 2012. Manajemen
Perpustakaan Sekolah Profesional. Jogjakarta : Diva Press.
Lasa HS, 2005. Manajemen
Perpustakaan. Yogyakatra : Gama Media
Yusuf, Pawit M.
2012. Manajemen Pengetahuan Informasi,
Komunikasi, Pendidikan dan Perpustakaan. Jakarta : Rajawali Pers.
[1] Herlina. Ilmu perpustakaan dan informasi.
Palembang : IAIN Raden Fatah Press. Hlm 29.
[2] Sutarno NS. Manajemen Perpustakaan. Jakarta : Sagungseto, 2006. Hlm 4-6.
[3] Herlina. Ilmu perpustakaan dan informasi.
Palembang : IAIN Raden Fatah Press. Hlm 29-30..
[4] Sutarno NS. Manajemen Perpustakaan. Jakarta : Sagungseto, 2006. Hlm 20.
[5]Lasa HS. Manajemen Perpustakaan. Yogyakatra : Gama Media, 2005. Hlm 3.
[6] Andi Prastowo. Manajemen Perpustakaan Sekolah Profesional . Jogjakarta : Diva Press, 2012. Hlm 26-29.
[7] Sutarno NS. Manajemen Perpustakaan. Jakarta : Sagungseto, 2006. Hlm 160-171.
[8] Herlina. Ilmu perpustakaan dan informasi.
Palembang : IAIN Raden Fatah Press.2007. Hlm 36-37..
[9] Andi Prastowo. Manajemen Perpustakaan Sekolah Profesional . Jogjakarta : Diva Press, 2012. Hlm 37-39.
0 komentar:
Posting Komentar